Productividad del equipo 101

Trabajar por tu cuenta es fácil. Todo lo que necesitas es tiempo, energía y una lista de tareas pendientes. Pero trabajar en equipo requiere un conjunto diferente de habilidades.  Estos tres consejos transformarán los niveles de productividad de tu equipo.

Pero todos sabemos que las personas pueden lograr mucho más cuando trabajamos juntos.

Y eso presenta su propio conjunto especial de desafíos. ¿Cómo organizar un equipo de personas de una manera lógica y estructurada que sirva al propósito final de hacer un trabajo? ¿Cómo lo haces de manera eficiente, sin estrés ni retrasos graves?

Avance en la disciplina de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos siempre ha existido. Desde megaestructuras prehistóricas hasta maravillas de la ingeniería moderna, algunas mentes poderosas han reflexionado sobre la pregunta "¿cómo trabajamos mejor como equipo?"

Un nombre que puede reconocer es Henry Gantt, padre del diagrama de Gantt, un sistema simple para rastrear el tiempo requerido (y marcar los plazos) para todas las tareas dentro de un proyecto. Y si alguna vez has recibido un bono relacionado con el rendimiento, puedes agradecer a Henry Gantt; Fue la primera persona en vincular formalmente la finalización de tareas con un incentivo de pago. Bravo Sr. G.

En el pasado, la gestión de proyectos era una subdisciplina de la ingeniería. A fines de la década de 1950, se veía como una disciplina por derecho propio.

Décadas de desarrollo de gestión de proyectos han dado lugar a un puñado de metodologías establecidas, desde Waterfall directo hasta pesos pesados como PMBOK y PRINCE2. Hoy en día, los gerentes de proyectos favorecen métodos más rápidos y amigables con el cambio como Lean, Agile, Scrum y Kanban.

Hemos analizado las técnicas preeminentes de gestión de proyectos y hemos extraído sus ingredientes secretos (con una práctica descarga en la parte inferior de esta página). Estas son las ideas clave que todos podemos usar para hacer que nuestros equipos y proyectos funcionen de manera más fluida y productiva. Recuerda, hay más que hojas de cálculo y organización. 

¿Cascada? ¿Esbelto? ¿Qué significa todo esto?

IDEA UNO

Qué significa realmente la eficiencia

Todos queremos que las cosas funcionen de manera más "eficiente". Pero, ¿qué significa eso realmente? Podría referirse a casi cualquier cosa. ¿Velocidad? ¿Hora? ¿Dinero? ¿Recursos?

En las décadas de 1940 y 50, la gente inteligente de Toyota quería hacer que sus procesos de fabricación fueran más eficientes. Como parte de su principio de gestión de proyectos "lean", dieron una definición de "eficiencia": el acto de reducir el desperdicio.

El desperdicio puede ser cualquier cantidad de cosas. Puede ser un desperdicio de material literal (en la fabricación o la construcción, por ejemplo), puede ser perder el tiempo en cosas que no contribuyen al objetivo final del proyecto, desperdiciar dinero o desperdiciar esfuerzo.

El principio rector es reducir el desperdicio en todas sus formas. El subproducto es la "eficiencia".  

LO QUE PUEDES HACER AHORA MISMO: Piensa en todo lo que hace tu organización. ¿Es 100% necesario? ¿Dónde está el desperdicio? Reduce el desperdicio y la eficiencia seguirá.

IDEA DOS

Proceso (pero no demasiado)

Todos sabemos que demasiado proceso causa parálisis, pero es fácil sobrecompensar y eliminar todo el proceso de las actividades de tu equipo y proyecto. Craso error. Ya sea Agile, Scrum, Waterfall, Kanban, PRINCE2 o cualquier otra técnica de gestión de proyectos, todas dependen de al menos algún nivel de estructura y proceso. La rendición de cuentas y el rigor son esenciales para al menos algunas etapas de cualquier proyecto.

Lo que debes hacer es decidir el nivel de proceso adecuado para tu situación única. Como verás en nuestra guía, "8 formas de convertirte en un maestro de gestión de proyectos", cada una de las principales metodologías de gestión de proyectos ofrece diferentes niveles de proceso. Y cada una es adaptable a tus propias necesidades: ¡no serás atrapado por la policía de gestión de proyectos si te metes con el método aceptado!

Si bien demasiado proceso puede causar ralentizaciones y frustraciones, los humanos son criaturas amantes de los patrones. Respondemos a la estructura y nos gusta la rutina: ¿una reunión de scrum de 15 minutos al comienzo de cada día? Encontrarás que la mayoría de tu equipo está de acuerdo en que es una buena idea.

Un consultor de gestión podría ayudarte a refinar estos procesos. Lee el artículo para ayudar a decidir si contratar a un consultor de gestión es adecuado para tu negocio.

LO QUE PUEDES HACER AHORA MISMO: ¿Tienes reuniones regulares de equipo? Entonces, comienza hoy. Hazlas rápidas y claramente estructuradas.

IDEA TRES

Gente, gente, gente

Tu recurso más preciado son las personas de tu equipo.

Un buen equipo necesita una mezcla equilibrada de tipos de personalidad. Durante medio siglo, la prueba de indicador de tipo Myers-Briggs (MBTI) ha ayudado a los gerentes a identificar tipos de personalidad. Influenciado por las ideas del célebre psicólogo Carl Jung, MBTI fue publicado en 1944 por el equipo de madre e hija Katherine Cook Briggs e Isabel Briggs Myers. MBTI afirma arrojar luz sobre cómo un individuo percibe el mundo. ¿Son impulsados principalmente (pero no exclusivamente) por la sensación, la intuición, los sentimientos o el pensamiento?

Es un enfoque estrictamente sin prejuicios, y lo convierte en un ejercicio divertido. Pero, ¿es útil? Aunque es un gran problema en el mundo empresarial y corporativo, su posición entre los psicólogos no es tan fuerte. La comunidad científica lo considera poco fiable; A menudo, la misma persona puede ser categorizada de manera diferente en dos ocasiones diferentes. Pero si no lo tomas demasiado literalmente, MBTI puede ser un gran indicador del tipo de personalidades que tienes en tu equipo: demasiadas de un tipo podrían (énfasis en "poder") conducir a desequilibrios e infelicidad entre el equipo.

LO QUE PUEDES HACER AHORA MISMO: Identifica los tipos de personalidad y asegúrate de que haya un equilibrio entre introvertidos y extrovertidos. Asegúrese de que las personalidades dominantes no dominen a las personas más tranquilas.

Consejos de un profesional de la gestión de proyectos

Las reglas del juego y los pasos que das durante el juego son dos cosas diferentes. Cualquiera que sea la metodología que elijas, asegúrate de seguir estas cinco reglas de oro de Simon Darby en la Asociación de Gestión de Proyectos del Reino Unido:

1. Asegúrate de que tu equipo conozca la dirección del viaje. Establece una visión significativa para el futuro y proporciona mensajes claros y consistentes. Asegúrate de que todos estén tirando en la misma dirección.
2. Establece prioridades claras. Sé decisivo para establecer prioridades claras para ti y tu equipo.
3. Promueve los beneficios de las listas de tareas pendientes y asegúrate de que tu equipo sepa cuáles son las prioridades. La urgencia y la importancia no son lo mismo; tu equipo debe sentirse capacitado para desafiar la urgencia o la importancia del trabajo que se les da para trabajar de manera efectiva en línea con las prioridades.
4. Aprende del pasado y experimenta para crear un entorno de trabajo fluido y ágil que permita a los miembros del equipo prosperar.
5. Mantente siempre positivo. Sé alentador y abierto a tomar riesgos calculados y probar nuevos enfoques.