การทํางานด้วยตัวเองเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องมีคือเวลาพลังงานและรายการ สิ่งที่ต้องทํา แต่การทํางานเป็นทีมต้องใช้ทักษะที่แตกต่างกัน เคล็ดลับทั้งสามนี้จะเปลี่ยนแปลงระดับประสิทธิภาพการทํางานของทีมของคุณ
แต่เราทุกคนรู้ว่าผู้คนสามารถประสบความสําเร็จได้มากขึ้นเมื่อเราทํางานร่วมกัน
และนั่นนําเสนอความท้าทายชุดพิเศษของตัวเอง คุณจะจัดระเบียบทีมคนในลักษณะที่มีเหตุผลและมีโครงสร้างที่ตอบสนองวัตถุประสงค์สูงสุดในการทํางานให้สําเร็จได้อย่างไร คุณจะทําอย่างไรอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่มีความเครียดหรือความล่าช้าอย่างรุนแรง?
ก้าวไปข้างหน้าวินัยของการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการมีมาโดยตลอด ตั้งแต่โครงสร้างขนาดใหญ่ยุคก่อนประวัติศาสตร์ไปจนถึงสิ่งมหัศจรรย์ทางวิศวกรรมสมัยใหม่จิตใจที่ทรงพลังบางคนได้ไตร่ตรองคําถามที่ว่า 'เราจะทํางานเป็นทีมได้ดีขึ้นได้อย่างไร'
ชื่อหนึ่งที่คุณอาจจําได้คือ Henry Gantt บิดาแห่ง Gantt Chart ซึ่งเป็นระบบง่ายๆ สําหรับการติดตามเวลาที่ต้องการ (และทําเครื่องหมายกําหนดเวลา) สําหรับงานทั้งหมดภายในโครงการ และถ้าคุณเคยได้รับโบนัสที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพคุณสามารถขอบคุณ Henry Gantt; เขาเป็นคนแรกที่เชื่อมโยงความสําเร็จของงานอย่างเป็นทางการกับแรงจูงใจในการชําระเงิน บราโว่ มิสเตอร์ จี.
ในอดีตการจัดการโครงการเป็นสาขาย่อยของวิศวกรรม ในช่วงปลายทศวรรษ 1950 มันถูกมองว่าเป็นวินัยในสิทธิของตนเอง
หลายทศวรรษของการพัฒนาการจัดการโครงการส่งผลให้เกิดวิธีการที่จัดตั้งขึ้นจํานวนหนึ่งตั้งแต่ Waterfall ที่ตรงไปตรงมาไปจนถึงรุ่นใหญ่เช่น PMBOK และ PRINCE2 วันนี้ผู้จัดการโครงการชอบวิธีการที่รวดเร็วและเป็นมิตรกับการเปลี่ยนแปลงเช่น Lean, Agile, Scrum และ Kanban
เราได้ดูเทคนิคการจัดการโครงการที่โดดเด่นและสกัดส่วนผสมลับของพวกเขา (พร้อมดาวน์โหลดที่มีประโยชน์ที่ด้านล่างของหน้านี้) นี่คือแนวคิดหลักที่เราทุกคนสามารถใช้เพื่อทําให้ทีมและโครงการของเราทํางานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรดจําไว้ว่ามีอะไรมากกว่าสเปรดชีตและการจัดระเบียบ
น้ำตก เอน มันหมายความว่าอะไร?
น้ำตก
The old favorite. A tried-and-tested step-by-step approach, ideal for construction and other project types that are rarely challenged by unexpected developments.
พีเอ็มบีเค
Stands for Project Management Body Of Knowledge. It's a project management heavyweight, most widely used in the US. It’s even a global IEEE and ANSI standard.
เจ้าชาย 2
Developed by the British government in the 1980s, PRojects IN Controlled Environments is best for rigorous projects. It's the standard method at the United Nations.
เอน
A powerful concept that helped drive Toyota to global dominance, Lean looks to minimize waste in all its forms. Don’t over-deliver, just deliver what’s needed.
ว่องไว
A grandchild of Lean, Agile comes from software development. It's more a set of principles than a method. Follow Agile's concepts if you need to adapt to changing objectives.
การต่อสู้
Scrum adds a day-to-day method to Agile's overarching principles. Scrum is designed to be fast, flexible and people-focused. And that makes it a popular PM method.
คัมบัง
You’ve heard of the Kanban board, right? It's another relation of Lean, and brainchild of the clever people at Toyota. The Kanban board is its most famous tool, useful for individuals and teams.
ไอเดียวัน
ประสิทธิภาพหมายถึงอะไร
เราทุกคนต้องการให้สิ่งต่าง ๆ ทํางานได้อย่าง 'มีประสิทธิภาพ' มากขึ้น แต่จริงๆแล้วมันหมายความว่าอย่างไร? มันอาจหมายถึงเกือบทุกอย่าง ความเร็ว เวลา เงิน การจัดหาทรัพยากร?
ย้อนกลับไปในช่วงทศวรรษที่ 1940 และ 50 คนฉลาดที่โตโยต้าต้องการทําให้กระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของหลักการจัดการโครงการ 'ลีน' พวกเขาให้คําจํากัดความ 'ประสิทธิภาพ' นั่นคือการลดของเสีย
ของเสียสามารถเป็นได้หลายสิ่ง อาจเป็นของเสียจากวัสดุอย่างแท้จริง (เช่นในการผลิตหรือการก่อสร้าง) อาจเสียเวลากับสิ่งที่ไม่นําไปสู่เป้าหมายสูงสุดของโครงการเสียเงินหรือสิ้นเปลืองความพยายาม
หลักการขับขี่คือการลดของเสียในทุกรูปแบบ ผลพลอยได้คือ 'ประสิทธิภาพ'
สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในตอนนี้: คิดถึงทุกสิ่งที่องค์กรของคุณทํา จําเป็น 100% หรือไม่? การสูญเสียอยู่ที่ไหน? ลดของเสียและประสิทธิภาพจะตามมา
แนวคิดที่สอง
กระบวนการ (แต่ไม่มากเกินไป)
เราทุกคนรู้ดีว่ากระบวนการมากเกินไปทําให้เกิดอัมพาต แต่มันง่ายที่จะชดเชยมากเกินไปและตัดกระบวนการทั้งหมดออกจากทีมและกิจกรรมโครงการของคุณ ความผิดพลาดครั้งใหญ่ ไม่ว่าจะเป็น Agile, Scrum, Waterfall, Kanban, PRINCE2 หรือเทคนิคการจัดการโครงการอื่น ๆ พวกเขาทั้งหมดต้องพึ่งพาโครงสร้างและกระบวนการอย่างน้อยในระดับหนึ่ง ความรับผิดชอบและความเข้มงวดเป็นสิ่งสําคัญสําหรับอย่างน้อยบางขั้นตอนของโครงการใด ๆ
สิ่งที่คุณต้องทําคือตัดสินใจเกี่ยวกับระดับของกระบวนการที่เหมาะสมกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ดังที่คุณเห็นในคู่มือของเรา 8 วิธีในการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน การจัดการโครงการวิธีการจัดการโครงการหลักแต่ละวิธีมีระดับกระบวนการที่แตกต่างกัน และแต่ละคนสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณเอง - คุณจะไม่ถูกจับโดยตํารวจการจัดการโครงการหากคุณยุ่งกับวิธีการที่ยอมรับ!
แม้ว่ากระบวนการที่มากเกินไปอาจทําให้เกิดการชะลอตัวและความผิดหวัง แต่มนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่รักรูปแบบ เราตอบสนองต่อโครงสร้างและเราชอบกิจวัตรประจําวัน: การประชุมการต่อสู้ 15 นาทีเมื่อเริ่มต้นทุกวัน? คุณจะพบว่าทีมส่วนใหญ่ของคุณเห็นด้วยว่าเป็นความคิดที่ดี
ที่ปรึกษาด้านการจัดการสามารถช่วยคุณปรับแต่งกระบวนการเหล่านี้ได้ อ่านบทความเพื่อช่วยตัดสินใจว่าการจ้างที่ปรึกษาด้าน การจัดการเหมาะกับธุรกิจของคุณ หรือไม่
สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในตอนนี้: คุณมีการประชุมทีมเป็นประจําหรือไม่? จากนั้นเริ่ม วันนี้ ทําให้มีโครงสร้างที่รวดเร็วและชัดเจน
แนวคิดที่สาม
คน คน คน
ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณคือคนในทีมของคุณ
ทีมที่ดีต้องการการผสมผสานที่สมดุลของประเภทบุคลิกภาพ เป็นเวลาครึ่งศตวรรษแล้วที่การทดสอบตัวบ่งชี้ประเภท Myers-Briggs (MBTI) ช่วยให้ผู้จัดการระบุประเภทบุคลิกภาพได้ ได้รับอิทธิพลจากความคิดของนักจิตวิทยาชื่อดัง Carl Jung MBTI ได้รับการตีพิมพ์ในปี 1944 โดยทีมแม่ลูก Katherine Cook Briggs และ Isabel Briggs Myers MBTI อ้างว่าส่องแสงว่าบุคคลรับรู้โลกอย่างไร พวกเขาเป็นหลัก (แต่ไม่เฉพาะ) ขับเคลื่อนด้วยความรู้สึกสัญชาตญาณความรู้สึกหรือความคิดหรือไม่?
มันเป็นวิธีการที่ไม่ตัดสินอย่างเคร่งครัดและทําให้การออกกําลังกายสนุก แต่มันมีประโยชน์หรือไม่? แม้ว่าจะเป็นเรื่องใหญ่ในโลกธุรกิจและธุรกิจ แต่สถานะในหมู่นักจิตวิทยาก็ไม่แข็งแกร่งนัก ชุมชนวิทยาศาสตร์มองว่าไม่น่าเชื่อถือ บ่อยครั้งที่บุคคลเดียวกันสามารถจัดหมวดหมู่แตกต่างกันในสองโอกาสที่แตกต่างกัน แต่ถ้าคุณไม่ใช้มันอย่างแท้จริง MBTI อาจเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีของประเภทของบุคลิกที่คุณมีในทีมของคุณ - ประเภทเดียวมากเกินไปอาจนําไปสู่ความไม่สมดุลและความทุกข์ในหมู่ทีม
สิ่งที่คุณสามารถทําได้ในตอนนี้: ระบุประเภทบุคลิกภาพและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความสมดุลระหว่างคนเก็บตัวและคนพาหิรวัฒน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคลิกที่โดดเด่น ไม่ได้เอาชนะบุคคลที่เงียบกว่า
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ
กฎของเกมและขั้นตอนที่คุณทําในระหว่างเกมเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีการใดอย่าลืมปฏิบัติตามกฎทองห้าข้อนี้จาก Simon Darby ที่ Association for Project Management ของสหราชอาณาจักร :
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้ทิศทางของการเดินทาง กําหนดวิสัยทัศน์ที่มีความหมายสําหรับอนาคตและให้ข้อความที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนดึงไปในทิศทางเดียวกัน
กําหนดลําดับความสําคัญที่ชัดเจน มีความเด็ดขาดในการกําหนดลําดับความสําคัญ ที่ชัดเจนสําหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ
ส่งเสริมประโยชน์ของรายการ สิ่งที่ต้องทําและทําให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้ว่าลําดับความสําคัญคืออะไร ความเร่งด่วนและความสําคัญไม่เหมือนกัน ทีมของคุณควรรู้สึกมีอํานาจที่จะท้าทายความเร่งด่วนหรือความสําคัญของงานที่มอบให้กับพวกเขาเพื่อให้ทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามลําดับความสําคัญ
เรียนรู้จากอดีต และทดลองเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทํางานที่ลื่นไหลและคล่องตัวซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมเติบโต
คิดบวก อยู่เสมอ ให้กําลังใจและเปิดรับความเสี่ยงที่คํานวณได้และลองแนวทางใหม่ ๆ
