Produktivita týmu 101

Pracovat na vlastní pěst je snadné. Vše, co potřebujete, je čas, energie a seznam úkolů. Ale práce v týmu vyžaduje jinou sadu dovedností.  Tyto tři tipy změní úroveň produktivity vašeho týmu.

Ale všichni víme, že lidé mohou dosáhnout mnohem více, když budeme spolupracovat.

A to představuje svůj vlastní zvláštní soubor výzev. Jak zorganizovat tým lidí logickým a strukturovaným způsobem, který slouží konečnému účelu dokončení práce? Jak to udělat efektivně, bez stresu nebo vážných zpoždění?

Krok vpřed v disciplíně projektového řízení

Projektové řízení tu bylo vždycky. Od prehistorických megastruktur až po moderní inženýrské zázraky se některé mocné mysli zamýšlely nad otázkou: "Jak můžeme pracovat lépe jako tým?"

Jedno jméno, které můžete znát, je Henry Gantt, otec Ganttova diagramu – jednoduchého systému pro sledování času potřebného (a označování termínů) pro všechny úkoly v rámci projektu. A pokud jste někdy obdrželi bonus související s výkonem, můžete poděkovat Henrymu Ganttovi; Byl prvním člověkem, který formálně spojil dokončení úkolů s platební pobídkou. Bravo pan G.

V minulosti bylo projektové řízení dílčí disciplínou inženýrství. Koncem roku 1950 to bylo považováno za disciplínu samo o sobě.

Desetiletí vývoje projektového řízení vyústila v hrstku zavedených metodik, od přímého vodopádu až po těžké váhy jako PMBOK a PRINCE2. Dnes projektoví manažeři upřednostňují rychlejší metody podporující změny, jako jsou Lean, Agile, Scrum a Kanban.

Podívali jsme se na přední techniky řízení projektů a extrahovali jejich tajné ingredience (s praktickým stažením v dolní části této stránky). Zde jsou klíčové myšlenky, které můžeme všichni použít k tomu, aby naše týmy a projekty běžely hladce a produktivněji. Pamatujte si, že je toho víc než jen tabulky a organizovanost. 

Vodopád? Naklonit? Co to všechno znamená?

MYŠLENKA PRVNÍ

Co efektivita skutečně znamená

Všichni chceme, aby věci běžely "efektivněji". Ale co to vlastně znamená? Může se týkat téměř čehokoliv. Rychlost? Čas? Peníze? Zdroje?

V letech 1940 a 50 chtěli chytří lidé v Toyotě zefektivnit své výrobní procesy. Jako součást svého principu "štíhlého" projektového řízení definovali "efektivitu": akt snižování odpadu.

Odpad může být libovolný počet věcí. Může to být doslova plýtvání materiálem (například ve výrobě nebo stavebnictví), může to být ztráta času na věci, které nepřispívají ke konečnému cíli projektu, plýtvání penězi nebo plýtvání úsilím.

Hnacím principem je snížení množství odpadu ve všech jeho formách. Vedlejším produktem je "účinnost".  

CO MŮŽETE UDĚLAT PRÁVĚ TEĎ: Přemýšlejte o všem, co vaše organizace dělá. Je to 100% nutné? Kde je plýtvání? Eliminace plýtvání a efektivita bude následovat.

MYŠLENKA DRUHÁ

Proces (ale ne příliš)

Všichni víme, že příliš mnoho procesů způsobuje paralýzu, ale je snadné překompenzovat a odstranit všechny procesy z vašeho týmu a projektových aktivit. Velká chyba. Ať už se jedná o agilitu, Scrum, vodopád, Kanban PRINCE2 nebo jakoukoli jinou techniku řízení projektů, všechny se spoléhají alespoň na určitou úroveň struktury a procesu. Odpovědnost a přísnost jsou nezbytné alespoň pro některé fáze každého projektu.

Co musíte udělat, je rozhodnout se o úrovni procesu, která je vhodná pro vaši jedinečnou situaci. Jak uvidíte v našem průvodci, 8 způsobů, jak se stát mistrem řízení projektů, každá z hlavních metodik řízení projektů nabízí různé úrovně procesu. A každý z nich je přizpůsobitelný vašim vlastním potřebám - nebudete chyceni policií projektového managementu, pokud si pohráváte s přijatou metodou!

Zatímco příliš mnoho procesů může způsobit zpomalení a frustraci, lidé jsou stvoření milující vzory. Reagujeme na strukturu a máme rádi rutinu: 15minutová schůzka scrum na začátku každého dne? Zjistíte, že většina vašeho týmu souhlasí s tím, že je to dobrý nápad.

Konzultant managementu by vám mohl pomoci tyto procesy vylepšit. Přečtěte si článek, který vám pomůže rozhodnout, zda je najmutí konzultanta pro správu pro vaše podnikání to pravé. 

CO MŮŽETE UDĚLAT PRÁVĚ TEĎ: Máte pravidelné týmové schůzky? Pak začněte ještě dnes. Udělejte je rychlé a jasně strukturované.

MYŠLENKA TŘETÍ

Lidé, lidé, lidé

Vaším nejcennějším zdrojem jsou lidé ve vašem týmu.

Dobrý tým potřebuje vyvážený mix osobnostních typů. Již půl století pomáhá Myers-Briggsův test indikátoru typu (MBTI) manažerům identifikovat typy osobnosti. Ovlivněn myšlenkami slavného psychologa Carla Junga, MBTI byl vydán v roce 1944 týmem matky a dcery Katherine Cook Briggs a Isabel Briggs Myers. MBTI tvrdí, že vrhá světlo na to, jak jednotlivec vnímá svět. Jsou primárně (ale ne výlučně) řízeny pocity, intuicí, pocity nebo myšlením?

Je to přísně neodsuzující přístup a dělá to zábavné cvičení. Ale je to užitečné? Ačkoli je to velký problém v obchodním a firemním světě, jeho postavení mezi psychology není tak silné. Vědecká komunita ji považuje za nespolehlivou; Často může být stejná osoba kategorizována odlišně při dvou různých příležitostech. Ale pokud to neberete příliš doslovně, MBTI může být skvělým ukazatelem typu osobností, které máte ve svém týmu - příliš mnoho jednoho typu může (důraz na "mohl") vést k nerovnováze a nespokojenosti v týmu.

CO MŮŽETE UDĚLAT PRÁVĚ TEĎ: Identifikujte typy osobnosti a ujistěte se, že existuje rovnováha mezi introverty a extroverty. Ujistěte se, že dominantní osobnosti nepřemohou tišší jedince.

Tipy od profesionála pro řízení projektů

Pravidla hry a kroky, které během hry podniknete, jsou dvě různé věci. Bez ohledu na to, jakou metodiku si vyberete, ujistěte se, že dodržujete těchto pět zlatých pravidel od Simona Darbyho z britské Asociace pro projektový management:

• Ujistěte se, že váš tým zná směr jízdy. Nastavte smysluplnou vizi do budoucna a poskytněte jasné a konzistentní zprávy.  Ujistěte se, že všichni táhnou za jeden provaz

• Stanovte si jasné priority. Buďte rozhodní při stanovování jasných priorit pro sebe a svůj tým

• Propagujte výhody seznamů úkolů a zajistěte, aby váš tým věděl, jaké jsou priority. Naléhavost a důležitost nejsou totéž; Váš tým by se měl cítit oprávněn zpochybnit naléhavost nebo důležitost práce, která mu byla svěřena, aby mohl pracovat efektivně v souladu s prioritami

• Poučte se z minulosti a experimentujte, abyste vytvořili plynulé a agilní pracovní prostředí, které umožní členům týmu prosperovat

• Vždy zůstaňte pozitivní. Buďte povzbudiví a otevření k přijímání kalkulovaných rizik a zkoušení nových přístupů.