Asesoramiento aduanero para tus primeros envíos

La aduana es un territorio complicado. Los cargadores juegan un papel fundamental para garantizar un despacho de aduanas sin problemas, sin errores ni retrasos. En DHL, nuestro trabajo diario consiste en apoyar a los clientes con problemas de aduanas, por lo que compartiremos algunas ideas sobre los desafíos que enfrentan los remitentes primerizos y explicaremos lo que realmente necesitas para hacerlo bien y cómo hacerlo.

Los dos principales desafíos para los transportistas primerizos

Derechos de aduana e impuestos

El primer desafío se puede resumir en una palabra: costes. Algunos remitentes primerizos no se dan cuenta de que tienen que pagar derechos de aduana e impuestos de importación a las autoridades gubernamentales. Asumen que una vez que han pagado a la compañía de envío, eso es todo. Desafortunadamente, ese no es el caso. Estos costes adicionales no tienen nada que ver con tu proveedor de envío, sino que son establecidos por las autoridades gubernamentales del país al que realiza el envío. Pueden ser un shock desagradable, así que asegúrate de conocer los costes involucrados para cada mercado de importación.

Información y documentación

El segundo desafío es la cantidad de información y documentación requerida por las autoridades aduaneras. Esto puede ser aterrador para los principiantes, especialmente aquellos que envían a países donde las autoridades gubernamentales tienen una burocracia compleja. También varía mucho dependiendo de lo que se está enviando, por ejemplo, ciertos tipos de productos, como textiles y cosméticos,  pueden requerir licencias, permisos o certificados específicos por parte de las autoridades aduaneras de importación. Por lo tanto, es vital investigar qué información se requiere y qué documentación necesita, dependiendo de lo que estés enviando y los países de origen y destino.

Con el auge del comercio electrónico (y aún más acelerado por COVID), las autoridades aduaneras se están alejando de los procesos basados en papel / "burocracia" y avanzando hacia un entorno totalmente basado en datos para permitir procesos de despacho eficientes y basados en el riesgo. 

Por lo tanto, es esencial que los remitentes proporcionen información completa y precisa al preparar tus envíos, prestando especial atención a la información de la factura comercial. 

¿Qué sucede si proporcionas información o documentación incorrecta?

Si tú, como remitente, no proporcionas toda la información y los documentos correctos, o das datos incompletos o incorrectos en las facturas comerciales o las hojas de ruta, en el mejor de los casos, tu proveedor de envío notará los datos faltantes y pausará tu envío para alertarte. Obviamente, esto retrasa tu entrega.

Por otro lado, si la compañía de envío no detecta tu información faltante, tu envío puede ser retenido por las autoridades aduaneras hasta que se proporcione toda la información y documentación correctas. Desafortunadamente, se te puede cobrar por el almacenamiento hasta que se complete el proceso de despacho de aduanas. De cualquier manera, tu cliente final (el destinatario) experimentará retrasos en la recepción de sus productos, posiblemente enfrentará costes de entrega adicionales y se sentirá frustrado tanto contigo como con la compañía de envío. ¡Y eso es algo que a todos nos gustaría evitar!

La información más importante es la más básica

Particularmente importante es proporcionar información correcta y completa del remitente e importador (es decir, tu cliente) en la factura comercial. La información del importador, incluidos los datos de contacto como tu nombre completo, dirección, número de teléfono móvil y dirección de correo electrónico, es vital. Si hay un retraso en el país de destino, la compañía de envío (o incluso las autoridades aduaneras) pueden necesitar poder ponerse en contacto con el importador. Si no pueden llegar fácilmente al importador, el despacho de aduanas de importación de las mercancías puede retrasarse, o incluso el envío puede ser devuelto a ti.

Siempre proporciona una descripción adecuada de la mercancía

Una descripción precisa en la factura comercial del contenido exacto de tu envío, la descripción de las mercancías, también es muy importante para garantizar un proceso de despacho de aduanas sin problemas. Por un lado, las autoridades aduaneras lo utilizarán para analizar si tu envío representa algún tipo de riesgo de seguridad, basado en el análisis de los datos del envío. La descripción de las mercancías también es esencial para determinar otros elementos clave, como el código del Sistema Armonizado (SA), que es relevante para el monto de los derechos de aduana e impuestos de importación que deben pagarse.

Al proporcionar la descripción de la mercancía en la factura comercial, debe ser detallada y precisa. Debe indicar cuáles son los productos, para qué propósito se utilizan los productos y de qué están hechos. Por ejemplo, en lugar de "Ropa", escribe "Camiseta de mujer hecha de algodón 100%".

Códigos HS y cómo encontrar el correcto

Además de las descripciones completas y precisas de las mercancías, otro elemento clave es que los expedidores indiquen el Código del Sistema Armonizado (SA) respectivo en la factura comercial. El Código del SA determina la tasa de derechos de aduana de importación que pagará, dependiendo de lo que esté enviando, y también determina posibles restricciones de importación, y si se requieren licencias.

El código del Sistema Armonizado (SA) es una norma internacional desarrollada por la Organización Mundial de Aduanas (OMA). Cada país importador tiene su propia tabla de tasas arancelarias asociadas con cada código del SA, ¡y hay muchas de ellas! 

En DHL Express, hemos desarrollado una herramienta que nuestros clientes pueden utilizar para encontrar el código HS correcto. Se llama DHL Global Trade Services (MyGTS). Puedes encontrar más información aquí.

También ofrecemos un servicio que te permite a ti (el remitente) pagar los derechos de aduana e impuestos de importación en nombre del importador (receptor). Si preseleccionas pagar todos los cargos de DHL al reservar un envío (en nombre de tus clientes/receptores de los bienes), DHL desembolsará los derechos de aduana e impuestos de importación y te los cobrará (junto con otros cargos relacionados con la aduana, si corresponde). Este servicio se conoce como el servicio de facturación DHL Duty Tax Paid (DTP) – comunícate con tu representante de DHL Express para obtener más información.

Ningún remitente disfruta pagando aranceles e impuestos, pero no te sientas tentado a usar el código HS incorrecto para obtener una tasa arancelaria más barata. Si te pillan, además de tener que pagar la tarifa correcta, probablemente serás multado por las autoridades aduaneras, o peor aún, se pueden aplicar sanciones.

Se transparente sobre el valor de su envío

Otra forma en que algunos transportistas intentan reducir sus costos de aranceles e impuestos es subvaluando su envío. ¡Recomendamos encarecidamente no hacerlo!

Es esencial que declares en la Factura Comercial el verdadero valor de los bienes vendidos, con 100% de transparencia. Dependiendo del Incoterm utilizado, también se deben indicar los cargos de flete y el seguro.

Si las autoridades aduaneras sospechan que tus mercancías están infravaloradas, se contactará al destinatario y se le pedirá que proporcione una copia del comprobante de pago o recibo de las mercancías compradas, para que las autoridades puedan compararlas con el valor declarado de la factura comercial.

Si se confirma la infravaloración, las autoridades aduaneras no solo te cobrarán la cantidad correcta de derechos e impuestos de aduana de importación (en función del valor real de las mercancías), sino que también pueden multarte y exigirte que audites tus envíos anteriores.

Prepárate para probar tu identidad

Además de los datos de contacto, las autoridades aduaneras solicitan cada vez más diversos métodos de identificación del expedidor o del destinatario, o de ambos. Por ejemplo, podrían solicitar el número de licencia de conducir del destinatario, el número de pasaporte o una copia de su documento de identidad.  Algunas autoridades incluso requieren que el receptor instale una aplicación en sus teléfonos inteligentes para verificar su identidad.

Cuando sea necesario, se recomienda que tú (el remitente) obtengas la identificación del importador (por adelantado) y proporciones dicha información al preparar el envío (si es necesario para ese país de importación específico). Esto acelerará el proceso de despacho de importación en destino, al evitar la necesidad de que la compañía naviera se ponga en contacto con el destinatario para recopilar dicha información.

Las autoridades están tomando medidas drásticas contra los importadores ilegales, y realmente no se les puede culpar. Después de todo, si alguien está tratando de enviar o recibir algo usando una identidad falsa, ¡lo más probable es que sea ilegal!

Es posible que se te pida que te registres y recaudes el IVA

Si vendes en línea, es posible que se te pida que te registres para el IVA en el país del comprador y que declares el IVA del país de destino en la factura comercial junto con tu número de registro de IVA. En este escenario, el IVA de importación debe pagarse cuando se despachan los envíos, pero se puede deducir más tarde. Alternativamente, el IVA aduanero de importación se puede pagar en un "Modelo de recaudación de proveedores" en el que el vendedor calcula el IVA por adelantado al vender los bienes y paga a las autoridades de forma centralizada y consolidada y no transaccional. Esta es una tendencia creciente en todo el mundo, como en Australia y en la Unión Europea, por ejemplo.

Al vender en línea a la Unión Europea (UE), por ejemplo, puedes optar por utilizar el Servicio de facturación de impuestos pagados (DTP) de DHL, donde DHL paga el IVA aduanero de importación a las autoridades en el momento de la importación y luego le devuelve los cargos, o puedes registrarte en el sistema de ventanilla única de importación (IOSS) de la Unión Europea, donde el vendedor en línea recauda el IVA en el momento de la compra (y el vendedor en línea paga a la Autoridad Tributaria). en la UE a través de la declaración mensual del IVA de forma centralizada).

¿Suena complicado? MyGTS lo simplifica

Como se mencionó anteriormente, el Servicio de Automatización Comercial (MyGTS) de DHL es una forma de obtener el código HS para su envío.

Si introduces desde y hacia dónde realizas el envío, y el tipo de productos que estás enviando, MyGTS te dará el costo estimado de destino (incluidos aranceles, impuestos y otras tarifas de importación) y te dirá qué documentos necesitas para importar tus productos. ¡Esos son tus dos principales desafíos casi resueltos!

MyGTS te da una muy buena idea de qué esperar. Pero ten en cuenta que siempre habrá variaciones ocasionales que aparecerán repentinamente de diferentes autoridades aduaneras.

Nuestros mejores consejos para los remitentes transfronterizos primerizos

Investigación, Investigación, Investigación

Investiga los costos de importación relacionados con aranceles e impuestos. Investiga qué información y documentación se necesita para tu tipo particular de producto. Investiga las restricciones a la importación de ese producto en diferentes países.

Hacer esto por adelantado ('Right 1st Time') no solo reducirá cualquier problema en el futuro, sino que también le dará a tu cliente final la mejor experiencia posible.

Factura Comercial - CALIDAD DE DATOS

Por último, pero no menos importante, asegúrate de proporcionar información completa y precisa de la factura comercial al crear tu envío, para evitar cualquier tipo de retraso debido a la falta de datos, que incluyen: 

• Información del remitente / exportador y receptor / importador: indica el nombre completo, la dirección completa (calle, número, ciudad, país, código postal) y los datos de contacto (número de teléfono y correo electrónico).

• Número de identificación: si corresponde, indica el número de identificación del remitente / destinatario, por ejemplo: número de IVA / GST, número EORI, etc.

• Descripciones de mercancías: descripciones de partidas de las mercancías (utilizando un lenguaje detallado, preciso y sencillo).

• Código del Sistema Armonizado (SA) y país de origen: código del SA (preferiblemente el código arancelario de importación completo) y país de origen (normalmente el país en el que se han producido o fabricado las mercancías).

• Valores y moneda: valor de la partida de los bienes y desglose adicional de los elementos de costo aplicables (por ejemplo, seguro, flete, embalaje, etc.), con la moneda en la que se produjo la transacción

• Peso /unidad y cantidad: indica el peso bruto/neto, la unidad (por ejemplo, KG) y la cantidad (por ejemplo, 2 artículos) a nivel de partida.

• INCOTERMS y lugar: incluya los INCOTERMS® ® y el lugar (según lo requerido por el término aplicable).

• Declaración de prueba de origen: si corresponde, incluye la declaración de prueba de origen en la factura para calificar para las tasas arancelarias preferenciales (también conocidas como "Declaración sobre el origen", "Declaración del país de origen", etc.)

• Motivo de la exportación: indica el motivo de la exportación, por ejemplo, permanente, reparación y devolución, temporal, regalos.

• Otros requisitos: es esencial que verifiques si se aplican otros requisitos para tus productos, por ejemplo, licencias de exportación / importación, otros requisitos gubernamentales (por ejemplo, leyes veterinarias y fitosanitarias), etc.

Proporcionar información completa y precisa por adelantado (al crear tu envío) evitará posibles retrasos.

Al brindar a tus clientes la mejor experiencia posible, los alentarás a que te hagan pedidos una y otra vez.

Como la compañía más internacional del mundo, que opera en más de 220 países y territorios, DHL Express puede ayudarte a navegar a través del comercio transfronterizo, ¡eliminando la complejidad de la aduana!