Conseils douaniers pour les nouveaux expéditeurs

Les douanes sont un territoire délicat. Les expéditeurs jouent un rôle fondamental pour assurer un dédouanement fluide, sans erreurs ni retards. Chez DHL, notre travail quotidien consiste à soutenir les clients confrontés à des problèmes douaniers, nous partagerons donc quelques idées sur les défis auxquels sont confrontés les nouveaux expéditeurs et expliquerons ce dont vous avez vraiment besoin pour bien faire – et comment le faire.

Les deux principaux défis pour les nouveaux expéditeurs

Droits de douane et taxes

Le premier défi peut se résumer en un mot : les coûts. Certains nouveaux expéditeurs ne réalisent pas qu’ils doivent payer des droits de douane et des taxes à l’importation aux autorités gouvernementales. Ils supposent qu’une fois qu’ils ont payé la compagnie maritime, c’est tout – tout est fait. Malheureusement, ce n’est pas le cas. Ces coûts supplémentaires n’ont rien à voir avec votre fournisseur d’expédition, mais sont fixés par les autorités gouvernementales du pays vers lequel vous expédiez. Ils peuvent être un choc désagréable, alors assurez-vous de connaître les coûts impliqués pour chaque marché d’importation et de budgétiser en conséquence.

Information & Documentation

Le deuxième défi est la quantité d’informations et de documents exigés par les autorités douanières. Cela peut être effrayant pour les débutants, en particulier ceux qui expédient vers des pays où les autorités gouvernementales ont une bureaucratie complexe. Cela varie également beaucoup en fonction de ce qui est expédié par exemple, certains types de marchandises telles que les textiles et les cosmétiques peuvent nécessiter des licences, des permis ou des certificats spécifiques de la part des autorités douanières d’importation. Par conséquent, il est essentiel de rechercher les informations requises et la documentation dont vous avez besoin, en fonction de ce que vous expédiez, ainsi que des pays d’origine et de destination.

Avec l’essor du e-commerce (et encore accéléré par la COVID), les autorités douanières s’éloignent des processus papier / « bureaucratiques » et s’orientent vers un environnement entièrement axé sur les données pour permettre des processus de dédouanement efficaces et basés sur les risques. 

Par conséquent, il est essentiel que les expéditeurs fournissent des informations complètes et précises lors de la préparation de leurs expéditions – avec une attention particulière accordée aux informations de la facture commerciale. 

Que se passe-t-il si vous fournissez des informations ou des documents incorrects ?

Si, en tant qu’expéditeur, vous ne fournissez pas toutes les informations et tous les documents appropriés, ou si vous fournissez des données incomplètes ou incorrectes sur les factures commerciales ou bordereau, le meilleur cas est que votre fournisseur d’expédition remarque les données manquantes et suspende votre envoi afin de vous alerter. Évidemment, cela retarde votre livraison.

D’autre part, si la compagnie maritime ne détecte pas vos informations manquantes, votre envoi peut être retenu par les autorités douanières jusqu’à ce que toutes les informations et documents corrects soient fournis. Malheureusement, vous pouvez être facturé pour le stockage jusqu’à ce que le processus de dédouanement soit terminé. Quoi qu’il en soit, votre client final (le destinataire) connaîtra des retards dans la réception de ses marchandises, devra éventuellement faire face à des frais de livraison supplémentaires et se sentira frustré à la fois par vous et par la société de transport. Et c’est quelque chose que nous aimerions tous éviter!

L’information la plus importante est la plus élémentaire

Il est particulièrement important de fournir des renseignements exacts et complets sur l’expéditeur et l’importateur (c.-à-d. votre client) sur la facture commerciale. Les informations de l’importateur, y compris les coordonnées telles que son nom complet, son adresse, son numéro de téléphone cellulaire et son adresse e-mail, sont essentielles. S’il y a un blocage dans le pays de destination, la compagnie maritime (ou même les autorités douanières) peut avoir besoin de pouvoir contacter l’importateur. S’ils ne peuvent pas facilement atteindre l’importateur, le dédouanement à l’importation des marchandises peut être retardé, ou l’envoi peut même vous être retourné.

Toujours donner une description correcte des marchandises

Une description précise sur la facture commerciale du contenu exact de votre envoi – la description des marchandises – est également très importante pour assurer un processus de dédouanement fluide. D’une part, les autorités douanières l’utiliseront pour analyser si votre envoi présente un risque pour la sécurité, sur la base de l’analyse des données de l’envoi. La description des marchandises est également essentielle pour déterminer d’autres éléments clés, tels que le code du Système harmonisé (SH) – qui est pertinent pour le montant des droits de douane et taxes à l’importation à payer.

Lorsque vous fournissez la description des marchandises sur la facture commerciale, vous devez être détaillé et précis. Vous devez indiquer quels sont les biens, à quelles fins ils sont utilisés et de quoi ils sont faits. Par exemple, au lieu de « Vêtements », écrivez « T-shirt pour femmes en 100% coton ». Vous trouverez d’autres exemples de bonnes et de mauvaises descriptions dans notre Guide douanier détaillé. 

Codes HS et comment trouver le bon

En plus des descriptions de marchandises complètes et exactes, un autre élément clé consiste pour les expéditeurs à indiquer le code respectif du Système harmonisé (SH) sur la facture commerciale. Le code SH détermine le taux de droit de douane à l’importation que vous paierez, en fonction de ce que vous expédiez, et détermine également les restrictions d’importation possibles, et si des licences sont requises.

Le code du Système harmonisé (SH) est une norme internationale élaborée par l’Organisation mondiale des douanes (OMD). Chaque pays importateur a son propre tableau des taux de droits associés à chaque code SH et il y en a beaucoup! 

Chez DHL Express, nous avons développé un outil que nos clients peuvent utiliser pour trouver le bon code SH. Il s’agit de DHL Trade Automation Service (TAS). Vous pouvez en savoir plus sur TAS ici.

Nous offrons également un service qui vous permet (l’expéditeur) de payer les droits de douane et taxes à l’importation au nom de l’importateur (destinataire). Si vous présélectionnez de payer tous les frais DHL lors de la réservation d’un envoi (au nom de vos clients/destinataires des marchandises), DHL déboursera les droits de douane et taxes à l’importation et vous les facturera (ainsi que d’autres frais liés aux douanes, le cas échéant). Ce service est connu sous le nom de service de facturation DHL Duty Tax Paid (DTP) – veuillez contacter votre représentant DHL Express pour plus d’informations.

Aucun expéditeur n’aime payer des droits et taxes, mais ne soyez pas tenté d’utiliser le mauvais code SH pour obtenir un taux de droit moins élevé. Si vous êtes pris au dépourvu, en plus de devoir payer le taux correct, vous serez probablement condamné à une amende par les autorités douanières, ou pire encore, des pénalités pourraient être applicables.

Soyez transparent sur la valeur de votre envoi

Une autre façon dont certains expéditeurs tentent de réduire leurs coûts de droits et taxes est de sous-évaluer leur expédition. Nous vous déconseillons fortement cela !

Il est essentiel que vous indiquiez sur la facture commerciale la valeur réelle des marchandises vendues, avec 100% de transparence. En fonction de l’Incoterm utilisé, les frais de transport et l’assurance doivent également être indiqués.

Si les autorités douanières soupçonnent que vos marchandises sont sous-évaluées, le destinataire sera contacté et invité à fournir une copie de la preuve de paiement ou de réception des marchandises achetées, afin que les autorités puissent comparer avec la valeur déclarée de la facture commerciale.

Si la sous-évaluation est confirmée, les autorités douanières vous factureront non seulement le montant correct des droits de douane et taxes à l’importation (basés sur la valeur réelle des marchandises), mais pourront également vous infliger une amende et exiger de vérifier vos envois précédents.

Soyez prêt à prouver votre identité

Outre les coordonnées, les autorités douanières demandent de plus en plus diverses méthodes d’identification à l’expéditeur ou au destinataire, ou aux deux. Par exemple, ils pourraient demander le numéro de permis de conduire du destinataire, le numéro de passeport ou une copie de sa carte d’identité.  Certaines autorités exigent même que le destinataire installe une application sur son smartphone afin de vérifier son identité.

Au besoin, il est recommandé que vous (l’expéditeur) obteniez l’identification de l’importateur (à l’avance) et fournissiez ces informations lors de la préparation de l’envoi (si nécessaire pour ce pays d’importation spécifique). Cela accélérera le processus de dédouanement des importations à destination, en évitant à la compagnie maritime d’avoir à contacter le destinataire pour recueillir ces informations.

Les autorités répriment les importateurs illégaux, et vous ne pouvez pas vraiment les blâmer. Après tout, si quelqu’un essaie d’expédier ou de recevoir quelque chose en utilisant une fausse identité, il y a de fortes chances que ce soit illégal !

Il peut vous être demandé de vous inscrire et de percevoir la TVA

Si vous vendez en ligne, il peut vous être demandé de vous immatriculer à la TVA dans le pays de l’acheteur et de déclarer la TVA du pays de destination sur la facture commerciale avec votre numéro d’immatriculation à la TVA. Dans ce scénario, la TVA à l’importation doit être payée lorsque les envois sont dédouanés, mais peut être déduite ultérieurement. Alternativement, la TVA douanière à l’importation peut être payée dans un « modèle de perception du vendeur » où le vendeur calcule la TVA à l’avance lors de la vente des biens et paie les autorités de manière centralisée et consolidée et non transactionnelle. Il s’agit d’une tendance croissante à travers le monde, comme en Australie et dans l’Union européenne, par exemple.

Lorsque vous vendez en ligne dans l'Union européenne (UE), par exemple, vous pouvez choisir d'utiliser le service de facturation DTP (Duty Tax Paid) de DHL, dans le cadre duquel DHL paie la TVA douanière aux autorités lors de l'importation et vous la refacture ensuite, ou vous pouvez vous inscrire au système IOSS (Import One Stop Shop) de l'Union européenne, dans le cadre duquel la TVA est collectée par le vendeur en ligne au moment de l'achat (et le vendeur en ligne paie ensuite l'autorité fiscale de l'UE par le biais d'une déclaration de TVA mensuelle et centralisée).

Cela semble vous compliqué ? MyGTS simplifie les choses

L'expédition transfrontalière peut sembler complexe, avec toutes les formalités douanières et les réglementations à respecter. Mais MyGTS (My Global Trade Services) de DHL Express est une plateforme gratuite et conviviale qui vous aidera à planifier et à gérer tous les aspects de l'expédition internationale.

C'est un moyen rapide et facile de trouver les codes SH pour vos marchandises, d'obtenir une estimation du coût terrestre de votre expédition et de recevoir des conseils sur les restrictions à l'importation de chaque pays avant d'expédier. Tout cela signifie que vos marchandises arrivent là où elles doivent être sans délai.

Avec MyGTS, vous pouvez développer votre activité sur de nouveaux marchés transfrontaliers - il n'y a pas de limites ! Inscrivez-vous ici. 

Nos meilleurs conseils pour les nouveaux expéditeurs transfrontaliers

Recherche, recherche, recherche

Renseignez-vous sur les coûts d’importation liés aux droits et taxes. Recherchez les informations et la documentation nécessaires pour votre type particulier de produit. Renseignez-vous sur les restrictions à l’importation de ce produit dans différents pays. 

Faire cela dès le départ ('Right 1st Time') réduira non seulement les problèmes à l’avenir, mais donnera également à votre client final la meilleure expérience possible.

Facture commerciale QUALITÉ DES DONNÉES

Enfin, veuillez- vous assurer de fournir des informations complètes et exactes sur les factures commerciales lors de la création de votre envoi, afin d’éviter tout type de retard dû à des données manquantes, notamment: 

• Renseignements sur l’expéditeur/exportateur et le destinataire/importateur : indiquez le nom complet, l’adresse complète (rue, numéro, ville, pays, code postal) et les coordonnées (numéro de téléphone et courriel).

• Numéro d’identification : le cas échéant, veuillez indiquer le numéro d’identification de l’expéditeur/destinataire, par exemple : numéro de TVA/TPS, numéro EORI, etc.

• Descriptions des marchandises : descriptions des articles des marchandises (en utilisant un langage détaillé, précis et simple).

• Code du Système harmonisé (SH) et pays d’origine : code SH (de préférence le code tarifaire d’importation complet) et pays d’origine (généralement le pays dans lequel les marchandises ont été produites ou fabriquées).

• Valeurs et devise : valeur par poste des marchandises et ventilation supplémentaire des éléments de coût applicables (p. ex., assurance, fret, emballage, etc.), avec la devise dans laquelle la transaction a eu lieu.

• Poids /unité et quantité : indiquez le poids brut/net, l’unité (p. ex., KG) et la quantité (p. ex., 2 articles) au niveau de l’article.

• INCOTERMS et Lieu : inclure les INCOTERMS® ® et le lieu (tel que requis en vertu du terme applicable).

• Déclaration de preuve d’origine : le cas échéant, inclure la déclaration de preuve d’origine sur la facture pour bénéficier de taux de droits de douane préférentiels (également appelée « déclaration d’origine », « déclaration du pays d’origine », etc.)

• Raison de l’exportation : veuillez indiquer la raison de l’exportation, p. ex., permanente, réparation et retour, temporaire, cadeaux.

• Autres exigences : il est essentiel que vous vérifiiez si d’autres exigences s’appliquent à vos marchandises, par exemple, les licences d’exportation / importation, d’autres exigences gouvernementales (par exemple, les lois vétérinaires et phytosanitaires), etc.

Fournir des informations complètes et précises dès le départ (lors de la création de votre envoi) évitera les retards potentiels.

En offrant à vos clients la meilleure expérience possible, vous les encouragerez à commander chez vous encore et encore.

En tant qu’entreprise la plus internationale au monde, opérant dans plus de 220 pays et territoires, DHL Express peut vous aider à naviguer dans le commerce transfrontalier - en éliminant la complexité des douanes !

Pour plus d’informations, téléchargez nos Directives douanières mondiales à l’intention des clients ici.