Team-Produktivität 101

Alleine zu arbeiten ist einfach. Alles, was Sie brauchen, ist Zeit, Energie und eine To-Do-Liste. Aber die Arbeit im Team erfordert andere Fähigkeiten.  Diese drei Tipps werden die Produktivität Ihres Teams verändern.

Aber wir alle wissen, dass Menschen viel mehr erreichen können, wenn wir zusammenarbeiten.

Und das bringt ganz besondere Herausforderungen mit sich. Wie organisiert man ein Team von Menschen auf eine logische, strukturierte Weise, die dem ultimativen Zweck dient, eine Arbeit zu erledigen? Wie machen Sie das effizient, ohne Stress oder ernsthafte Verzögerungen?

Bringen Sie die Disziplin des Projektmanagements voran

Projektmanagement gab es schon immer. Von prähistorischen Megastrukturen bis hin zu modernen Wunderwerken der Ingenieurskunst haben einige einflussreiche Köpfe über die Frage nachgedacht: "Wie können wir als Team besser arbeiten?"

Ein Name, den Sie vielleicht kennen, ist Henry Gantt, der Vater des Gantt-Diagramms – ein einfaches System zur Erfassung des Zeitaufwands (und zum Markieren der Fristen) für alle Aufgaben innerhalb eines Projekts. Und wenn Sie jemals eine leistungsabhängige Prämie erhalten haben, können Sie sich bei Henry Gantt bedanken; Er war der Erste, der die Erledigung von Aufgaben formell mit einem Zahlungsanreiz verknüpfte. Bravo Herr G.

In der Vergangenheit war Projektmanagement eine Teildisziplin des Ingenieurwesens. In den späten 1950er Jahren wurde sie als eigenständige Disziplin angesehen.

Jahrzehntelange Projektmanagement-Entwicklung hat zu einer Handvoll etablierter Methoden geführt, vom einfachen Wasserfall bis hin zu Schwergewichten wie PMBOK und PRINCE2. Heute bevorzugen Projektmanager schnellere, veränderungsfreundliche Methoden wie Lean, Agile, Scrum und Kanban.

Wir haben uns die herausragenden Projektmanagement-Techniken angesehen und ihre geheimen Zutaten extrahiert (mit einem praktischen Download am Ende dieser Seite). Hier sind die wichtigsten Ideen, die wir alle nutzen können, um unsere Teams und Projekte reibungsloser und produktiver zu gestalten. Denken Sie daran, dass es um mehr geht als um Tabellenkalkulationen und Organisation. 

Wasserfall? Mager? Was bedeutet das alles?

IDEE EINS

Was Effizienz wirklich bedeutet

Wir alle wollen, dass die Dinge "effizienter" laufen. Aber was bedeutet das eigentlich? Es könnte sich auf fast alles beziehen. Geschwindigkeit? Zeit? Geld? Ressourcenbeschaffung?

Bereits in den 1940er- und 50er-Jahren wollten die schlauen Köpfe bei Toyota ihre Fertigungsprozesse effizienter gestalten. Im Rahmen des "schlanken" Projektmanagement-Prinzips gaben sie dem Begriff "Effizienz" eine Definition: die Reduzierung von Verschwendung.

Abfall kann eine Vielzahl von Dingen sein. Es kann sich um buchstäbliche Materialverschwendung handeln (z. B. in der Fertigung oder im Bauwesen), es kann Zeitverschwendung für Dinge sein, die nicht zum endgültigen Projektziel beitragen, Geldverschwendung oder Verschwendung von Mühe.

Das treibende Prinzip ist es, Abfall in all seinen Formen zu reduzieren. Das Nebenprodukt ist die "Effizienz".  

WAS SIE JETZT TUN KÖNNEN: Denken Sie an alles, was Ihr Unternehmen tut. Ist es zu 100% notwendig? Wo ist die Verschwendung? Vermeiden Sie Verschwendung und Effizienz wird folgen.

IDEE ZWEI

Prozess (aber nicht zu viel)

Wir alle wissen, dass zu viele Prozesse zu einer Lähmung führen, aber es ist leicht, zu überkompensieren und alle Prozesse aus Ihrem Team und Ihren Projektaktivitäten zu entfernen. Großer Fehler. Egal, ob es sich um Agile, Scrum, Wasserfall, Kanban, PRINCE2 oder eine andere Projektmanagementtechnik handelt, sie alle sind zumindest auf ein gewisses Maß an Struktur und Prozess angewiesen. Verantwortlichkeit und Strenge sind zumindest in einigen Phasen eines jeden Projekts unerlässlich.

Was Sie tun müssen, ist, sich für die Ebene des Prozesses zu entscheiden, die für Ihre individuelle Situation geeignet ist. Wie Sie in unserem Leitfaden "8 Wege, um ein Projektmanagement-Master zu werden" sehen werden, bietet jede der wichtigsten Projektmanagementmethoden unterschiedliche Prozessebenen. Und jede ist an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassbar – Sie werden nicht von der Projektmanagement-Polizei erwischt, wenn Sie sich mit der akzeptierten Methode anlegen!

Während zu viele Prozesse zu Verlangsamungen und Frustrationen führen können, sind Menschen musterliebende Wesen. Wir reagieren auf Struktur und mögen Routine: ein 15-minütiges Scrum-Meeting zu Beginn eines jeden Tages? Sie werden feststellen, dass die meisten in Ihrem Team zustimmen, dass dies eine gute Idee ist.

Ein Unternehmensberater könnte Ihnen helfen, diese Prozesse zu verfeinern. Lesen Sie unseren Artikel, um zu entscheiden, ob die Einstellung eines Unternehmensberaters das Richtige für Ihr Unternehmen ist. 

WAS SIE JETZT TUN KÖNNEN: Haben Sie regelmäßige Teambesprechungen? Dann starten Sie noch heute. Machen Sie sie schnell und klar strukturiert.

IDEE DREI

Menschen, Menschen, Menschen

Ihre wertvollste Ressource sind die Menschen in Ihrem Team.

Ein gutes Team braucht eine ausgewogene Mischung von Persönlichkeitstypen. Seit einem halben Jahrhundert hilft der Myers-Briggs-Typenindikator-Test (MBTI) Managern, Persönlichkeitstypen zu identifizieren. Beeinflusst von den Ideen des berühmten Psychologen Carl Jung wurde MBTI 1944 von dem Mutter-Tochter-Gespann Katherine Cook Briggs und Isabel Briggs Myers veröffentlicht. MBTI erhebt den Anspruch, ein Licht darauf zu werfen, wie ein Individuum die Welt wahrnimmt. Werden sie in erster Linie (aber nicht ausschließlich) von Empfindungen, Intuition, Gefühlen oder Denken angetrieben?

Es ist ein streng wertfreier Ansatz, der Spaß macht. Aber ist es nützlich? Obwohl es in der Geschäfts- und Unternehmenswelt eine große Sache ist, ist sein Ansehen unter Psychologen nicht so stark. Die wissenschaftliche Gemeinschaft hält sie für unzuverlässig; Oft kann ein und dieselbe Person bei zwei verschiedenen Gelegenheiten unterschiedlich kategorisiert werden. Aber wenn Sie es nicht zu wörtlich nehmen, kann MBTI ein guter Indikator für die Art von Persönlichkeiten sein, die Sie in Ihrem Team haben – zu viele eines Typs könnten zu Ungleichgewichten und Unzufriedenheit im Team führen.

WAS SIE JETZT TUN KÖNNEN: Identifizieren Sie Persönlichkeitstypen und stellen Sie sicher, dass es ein Gleichgewicht zwischen Introvertierten und Extrovertierten gibt. Achte darauf, dass dominante Persönlichkeiten ruhigere Individuen nicht überwältigen.

Tipps vom Projektmanagement-Profi

Die Spielregeln und die Schritte, die Sie während des Spiels unternehmen, sind zwei verschiedene Dinge. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, befolgen Sie unbedingt diese fünf goldenen Regeln von Simon Darby von der britischen Association for Project Management:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Fahrtrichtung kennt. Legen Sie eine sinnvolle Vision für die Zukunft fest und vermitteln Sie klare und konsistente Botschaften.  Stellen Sie sicher, dass alle an einem Strang ziehen

• Setzen Sie klare Prioritäten. Seien Sie entschlossen, klare Prioritäten für sich und Ihr Team festzulegen

• Bewerben Sie die Vorteile von To-Do-Listen und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was die Prioritäten sind. Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nicht dasselbe; Ihr Team sollte sich befähigt fühlen, die Dringlichkeit oder Bedeutung der ihm übertragenen Arbeit zu hinterfragen, um effektiv im Einklang mit den Prioritäten zu arbeiten

• Lernen Sie aus der Vergangenheit und experimentieren Sie, um ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder entfalten können

• Bleiben Sie immer positiv. Seien Sie ermutigend und offen dafür, kalkulierte Risiken einzugehen und neue Ansätze auszuprobieren.