Csapat produktivitása 101

Egyedül dolgozni egyszerű. Csak időre, energiára és teendőlistára van szükséged. De a csapatként való munka más készségeket igényel.  Ez a három tipp átalakítja csapatod produktivitási szintjét.

De mindannyian tudjuk, hogy az emberek sokkal többet érhetnek el, ha együtt dolgozunk.

És ez sajátos kihívásokat jelent. Hogyan szervezhetsz meg egy csapatot logikus, strukturált módon, amely a munka elvégzésének végső célját szolgálja? Hogyan lehet ezt hatékonyan, stressz és komoly késések nélkül csinálni?

Lépj egyet előre a projektmenedzsment fegyelmében

A projektmenedzsment mindig is létezett. Az őskori megastruktúráktól a modern mérnöki csodákig néhány befolyásos elme elgondolkodott azon a kérdésen, hogy "hogyan dolgozhatnánk jobban csapatként?"

Az egyik név, amelyet felismerhetsz, Henry Gantt, a Gantt-diagram atyja - egy egyszerű rendszer a projekt összes tevékenységéhez szükséges idő nyomon követésére (és a határidők megjelölésére). És ha valaha is kaptál teljesítményhez kapcsolódó bónuszt, köszönetet mondhatsz Henry Ganttnak, hiszen ő volt az első, aki formálisan összekapcsolta a feladatok elvégzését egy fizetési ösztönzővel. Bravó G. Úr!

A múltban a projektmenedzsment a mérnöki altudományág volt. Az 1950-es évek végére önálló tudományágnak tekintették.

A projektmenedzsment fejlesztésének évtizedei egy maroknyi bevált módszertant eredményeztek, az egyszerű vízeséstől az olyan nehézsúlyúakig, mint a PMBOK és a PRINCE2. Ma a projektmenedzserek a gyorsabb, változásbarát módszereket részesítik előnyben, mint például a Lean, az Agile, a Scrum és a Kanban.

Megvizsgáltuk a kiemelkedő projektmenedzsment technikákat, és kivontuk titkos összetevőiket (egy praktikus letöltéssel az oldal alján). Íme a legfontosabb ötletek, amelyeket mindannyian felhasználhatunk csapataink és projektjeink gördülékenyebbé és produktívabbá tételéhez. Ne feledd, hogy többről van szó, mint táblázatokról és rendszerezésről. 

Vízesés? Lean? Mit jelent mindez?

ELSŐ ÖTLET

Mit jelent valójában a hatékonyság?

Mindannyian azt akarjuk, hogy a dolgok "hatékonyabban" menjenek. De mit is jelent ez valójában? Szinte bármire utalhat. Sebesség? Idő? Pénz? Erőforrás?

Az 1940-es és 50-es években a Toyota okos emberei hatékonyabbá akarták tenni gyártási folyamataikat. A "lean" projektmenedzsment elvének részeként definíciót adtak a "hatékonyságnak": a hulladék csökkentésének aktusa.

A hulladék számos dolog lehet. Ez lehet szó szerinti anyagi hulladék (például a gyártásban vagy az építőiparban), lehet időt pazarolni olyan dolgokra, amelyek nem járulnak hozzá a projekt végső céljához, pénzt pazarolhat vagy erőfeszítéseket pazarolhat.

A hajtóelv a hulladék minden formájának csökkentése. A melléktermék a "hatékonyság".  

AMIT MOST MEGTEHETSZ: Gondolj át mindent, amit a szervezeted tesz. 100% -ban szükséges? Hol van a pazarlás? A hulladék csökkentése és a hatékonyság következik.

MÁSODIK ÖTLET

Folyamat (de nem túl sok)

Mindannyian tudjuk, hogy a túl sok folyamat bénulást okoz, de könnyű túlkompenzálni és eltávolítani az összes folyamatot a csapat és a projekt tevékenységeiből. Nagy hiba. Legyen szó Agile, Scrum, vízesés, Kanban, PRINCE2 vagy bármilyen más projektmenedzsment technikáról, mindegyik legalább valamilyen szintű struktúrára és folyamatra támaszkodik. Az elszámoltathatóság és a szigor elengedhetetlen minden projekt legalább néhány szakaszában.

Amit meg kell tenned, az az, hogy eldöntsd, milyen szintű folyamat felel meg az egyedi helyzetednek. Amint azt útmutatónkban látni fogod, 8 módja van annak, hogy projektmenedzsment mesterré válj, a fő projektmenedzsment módszertanok mindegyike különböző folyamatszinteket kínál. És mindegyik alkalmazkodik a saját igényeidhez – nem fog elkapni a projektmenedzsment rendőrség, ha elrontod az elfogadott módszert!

Míg a túl sok folyamat lassulást és frusztrációt okozhat, az emberek mintakedvelő lények. Reagálunk a struktúrára, és szeretjük a rutint: egy 15 perces scrum találkozó minden nap elején? A csapat nagy része egyetért abban, hogy ez jó ötlet.

Egy vezetési tanácsadó segíthet ezeknek a folyamatoknak a finomításában. Olvasd el a cikket, amely segít eldönteni, hogy a vezetési tanácsadó felvétele megfelelő-e a vállalkozásod számára. 

AMIT MOST MEGTEHETSZ: Rendszeresen tartasz csapattalálkozókat? Akkor kezdd el még ma. Tedd őket gyorssá és világosan strukturálttá.

HARMADIK ÖTLET

Emberek, emberek, emberek

A legértékesebb erőforrásod a csapatod tagjai.

Egy jó csapatnak a személyiségtípusok kiegyensúlyozott keverékére van szüksége. Fél évszázada a Myers-Briggs Type Indicator Test (MBTI) segített a vezetőknek azonosítani a személyiségtípusokat. Az ünnepelt pszichológus, Carl Jung ötleteinek hatására az MBTI-t 1944-ben Katherine Cook Briggs és Isabel Briggs Myers anya-lánya csapat adta ki. Az MBTI azt állítja, hogy rávilágít arra, hogy az egyén hogyan érzékeli a világot. Elsősorban (de nem kizárólag) érzékelés, intuíció, érzések vagy gondolkodás vezérli őket?

Ez egy szigorúan nem ítélkező megközelítés, és szórakoztató gyakorlat. De hasznos? Bár ez nagy dolog az üzleti és vállalati világban, a pszichológusok körében nem olyan erős. A tudományos közösség megbízhatatlannak tartja. Gyakran ugyanaz a személy két különböző alkalommal különböző kategorizálásra kerülhet. De ha nem veszed túl szó szerint, az MBTI nagyszerű mutatója lehet annak, hogy milyen típusú személyiségek vannak a csapatodban - túl sok az egyik típusból (a hangsúly a "talán" szón) egyensúlyhiányhoz és boldogtalansághoz vezethet a csapaton belül.

AMIT MOST TEHETSZ: Azonosítsd a személyiségtípusokat, és győződj meg róla, hogy egyensúly van az introvertáltak és az extrovertáltak között. Ügyelj arra, hogy a domináns személyiségek ne győzzék le a csendesebb egyéneket.

Tippek egy projektmenedzser szakembertől

A játékszabályok és a játék során megtett lépések két különböző dolog. Bármelyik módszertant is választja, feltétlenül kövesd Simon Darby öt aranyszabályát az Egyesült Királyság Projektmenedzsment Szövetségétől:

• Győződj meg arról, hogy csapatod ismeri az utazás irányát. Határozz meg jelentőségteljes jövőképet, és adj világos és következetes üzeneteket.  Győződj meg arról, hogy mindenki ugyanabba az irányba húz

• Állíts fel egyértelmű prioritásokat. Legyél határozott abban, hogy egyértelmű prioritásokat állapíts meg saját magad és csapatod számára

• Népszerűsítsd a teendőlisták előnyeit, és gondoskodj arról, hogy csapatod tudja, mik a prioritások. A sürgősség és a fontosság nem ugyanaz. Csapatodnak képesnek kell éreznie magát arra, hogy megkérdőjelezze a rájuk bízott munka sürgősségét vagy fontosságát annak érdekében, hogy hatékonyan, a prioritásoknak megfelelően dolgozzanak

• Tanulj a múltból , és kísérletezz, hogy olyan gördülékeny és agilis munkakörnyezetet hozz létre, amely lehetővé teszi a csapattagok számára a fejlődést

• Mindig maradj pozitív. Legyél bátorító és nyitott a kiszámított kockázatok vállalására és új megközelítések kipróbálására.