คู่มือ Commercial Invoice สำหรับการขนส่งระหว่างประเทศ

ต้องการขนส่งระหว่างประเทศ? ใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) ที่ถูกต้อง และครบถ้วนเป็นกุญแจสําคัญในกระบวนการพิธีการทางศุลกากรที่ราบรื่นและรวดเร็ว ในที่นี้ Marcelo Godoy Rigobello ผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการค้าและศุลกากรทั่วโลกของ DHL Express อธิบายว่าเหตุใดข้อมูลที่ "ดี" (นั่นคือ ครบถ้วนและถูกต้อง) จึงมีความสําคัญมาก พร้อมแบ่งปันเคล็ดลับในการทําให้ถูกต้อง

ในแต่ละวัน SMEs ไทยหลายพันราย และธุรกิจทุกขนาดต้องพึ่งพา DHL Express Thailand เพื่อจัดส่งสินค้าไปยังลูกค้าปลายทางทั่วโลกอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่คุณอาจแปลกใจที่ได้ยินว่าอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งคืออะไร ไม่ใช่การปิดพรมแดน หรือการขาดแคลนแรงงาน หรือแม้แต่สภาพอากาศ... แต่เป็นข้อมูลที่ไม่ดี

ธุรกิจที่ขนส่งสินค้าข้ามพรมแดนกับ DHL Express จะต้องให้ข้อมูลใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) ทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์และไม่ถูกต้อง เช่น รายละเอียดสินค้า อาจทําให้เกิดปัญหาใหญ่ได้ นั่นหมายถึงว่าการจัดส่งของคุณเสี่ยงต่อการล่าช้าโดยหน่วยงานศุลกากร จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข และแน่นอนว่าจะส่งผลกระทบต่อลูกค้าปลายทางของคุณ ซึ่งอาจได้รับสินค้าล่าช้า

อันที่จริง "คุณภาพของข้อมูลที่ดี" มีความสําคัญมาก เราจึงให้คำแนะนำที่สําคัญและเน้นย้ำสำหรับธุรกิจที่จัดส่งระหว่างประเทศกับ DHL Express

ใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) คืออะไร?

Commercial Invoice ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งข้ามพรมแดนระหว่างประเทศ ประกอบด้วยข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับธุรกรรมการค้าระหว่างประเทศ เช่น:

• ชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของผู้ส่ง/ผู้ส่งออก และผู้รับ/ผู้นําเข้า
  
• หมายเลขประจําตัวประชาชน (ถ้ามี)
  
• รายละเอียดสินค้า
  
• พิกัดศุลกากร (HS Codes) โดยควรเป็นรหัสการจําแนกประเภทภาษีที่สมบูรณ์
  
• ประเทศต้นกําเนิด
  
• มูลค่าและสกุลเงิน
  
• น้ําหนักและปริมาณ
  
• ข้อตกลงการค้าระหว่างประเทศ (Incoterms)
  
• เหตุผลในการส่งออก

นายหน้าศุลกากร (Customs Broker) ใช้ข้อมูล Commercial Invoice เพื่อจัดทําใบแจ้งศุลกากร (Customs Declaration) สําหรับเจ้าหน้าที่ ซึ่งสามารถระบุได้ว่าสินค้าสามารถเคลื่อนย้ายเข้าและออกนอกประเทศได้หรือไม่ (เช่น ปลอดภัย ถูกกฎหมาย และเป็นไปตามข้อกําหนดหรือไม่) ข้อมูลนี้ยังช่วยให้หน่วยงานศุลกากรสามารถคํานวณ ภาษีและอากร ที่ต้องชําระได้

ดังนั้นคุณภาพข้อมูลที่ดีหมายถึงอะไรในทางปฏิบัติ

การตรวจสอบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) ให้ครบถ้วนและถูกต้องเป็นสิ่งสําคัญ เหนือสิ่งอื่นใด มีสามสิ่งที่ควรใส่ใจเป็นพิเศษ ได้แก่

1. รายละเอียดสินค้ามีความสําคัญจริงๆ

จุดประสงค์หลักประการหนึ่งของคําอธิบายสินค้าคือการช่วยให้หน่วยงานศุลกากรระบุสินค้าต้องห้าม/ต้องกำกัด ตลอดจนดําเนินการจัดทําโปรไฟล์ความเสี่ยงที่ถูกต้องแม่นยำเพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัย และความมั่นคง อย่างไรก็ตาม ผู้ส่งสินค้าจํานวนมากไม่ได้ให้รายละเอียดเพียงพอในขั้นตอนนี้ ตัวอย่างเช่น การใส่ "ตัวอย่าง" หรือ "ชิ้นส่วน" ไม่ใช่คําอธิบายสินค้าที่เพียงพอในสถานการณ์เช่นนี้ DHL อาจหยุดการจัดส่ง และโทรหาผู้รับ/ผู้นําเข้าสินค้าเพื่อขอคําชี้แจงเพิ่มเติม ซึ่งอาจทําให้การจัดส่งแบบ end-to-end เกิดความล่าช้า และส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้าของคุณ

คําอธิบายที่ชัดเจน ถูกต้อง และมีรายละเอียดสำหรับสินค้าแต่ละรายการที่จัดส่งเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อการดำเนินพิธีการทางศุลกากรที่รวดเร็ว ดังตัวอย่างด้านล่างนี้ นอกจากคําอธิบายสินค้าแล้ว ผู้ส่งสินค้าควรระบุพิกัดศุลกากร เพื่อจําแนกประเภทภาษีที่เกี่ยวข้องด้วย เครื่องมือ MyGTS (My Global Trade Services) ของ DHL สามารถช่วยให้ผู้ส่งสินค้าระบุตัวเลือกที่เป็นไปได้สําหรับพิกัดศุลกากรสำหรับการส่งออกและนําเข้าของสินค้าของตน

2. มูลค่าสินค้า: ตรงไปตรงมาและถูกต้อง ไม่เช่นนั้นอาจเสี่ยงต่อความล่าช้าที่ศุลกากร

ในใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) คุณจะถูกขอให้ระบุมูลค่าที่แท้จริงของสินค้าแต่ละรายการที่จัดส่ง ซึ่งโดยปกติจะเป็นราคาที่ผู้ซื้อจ่ายให้กับผู้ขายสินค้า (พร้อมกับสกุลเงิน) เป็นไปตามกฎการประเมิน มูลค่าศุลกากรของ WTO ซึ่งหน่วยงานศุลกากรใช้ค่านี้เพื่อคํานวณอากรและภาษีที่ต้องชําระ

ผู้ส่งสินค้าบางรายถูกล่อลวงให้ประเมินมูลค่าสินค้าต่ําเกินไป ซึ่งผิดกฎหมายและอาจนําไปสู่ผลร้ายแรงที่ตามมา ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่อาจระงับการจัดส่งและขอหลักฐานเกี่ยวกับมูลค่าสินค้าที่คุณสำแดง และขอให้ชําระอากรและภาษีที่ค้างชําระเพิ่มเติม (รวมถึงค่าปรับที่อาจเกิดขึ้น) พวกเขาอาจติดต่อผู้รับ ซึ่งก็คือ ลูกค้าปลายทางของคุณเพื่อขอข้อมูล ซึ่งจะทําลายประสบการณ์ของพวกเขากับธุรกิจของคุณ

นอกจากนี้ เจ้าหน้าที่ในบางประเทศอาจยกระดับสถานการณ์การประเมินมูลค่าต่ำเกินไปเป็นกรณีของ 'การหลีกเลี่ยงภาษี' ซึ่งเป็นความผิดร้ายแรง ซึ่งอาจมีค่าปรับ บทลงโทษ และผลกระทบทางกฎหมายตามมา ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องมีความโปร่งใสอย่างเต็มที่เกี่ยวกับมูลค่าสินค้าที่ระบุไว้ในใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) รวมถึงองค์ประกอบต้นทุนเพิ่มเติม (ถ้ามี) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมูลค่าศุลกากร เช่น ค่าประกันภัย ค่าขนส่ง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ

3. ตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ข้อกําหนดด้านกฎระเบียบของหน่วยงานศุลกากรแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ซึ่งอาจทําให้เกิดความซับซ้อนในการขนส่งข้ามพรมแดน โดยเฉพาะอย่างยิ่งไปยังจุดหมายปลายทางหลายแห่ง ก่อนที่จะจัดส่งไปต่างประเทศ ผู้ส่งสินค้าจะต้องทําการวิจัยด้วยตนเองเพื่อทําความคุ้นเคยกับข้อกําหนดการส่งออกที่สําคัญของประเทศต้นทาง ข้อกําหนดการนําเข้าของประเทศปลายทาง และ/หรือขอคําแนะนําด้านกฎระเบียบจากที่ปรึกษาด้านภาษี/กฎหมายของตนเอง

หนึ่งในเครื่องมือที่ผู้ส่งสินค้าสามารถใช้ได้คือ MyGTS (My Global Trade Services) ของ DHL แพลตฟอร์มฟรีที่ใช้งานง่าย ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ SMEs ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการขนส่งระหว่างประเทศ รวมถึงตัวอย่างข้อกําหนดการนําเข้าและส่งออกของประเทศที่อาจมีผลบังคับใช้

การให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องในใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) ถือเป็นองค์ประกอบสําคัญเพื่อให้แน่ใจว่าพิธีการทางศุลกากรเป็นไปอย่างราบรื่น และมอบประสบการณ์ที่ดีสําหรับลูกค้าปลายทางของคุณ

วิธีกรอก Commercial Invoice: คําแนะนําทีละขั้นตอน

ใบกํากับสินค้าเชิงพาณิชย์ (Commercial Invoice) ที่ครบถ้วนและถูกต้องเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการดำเนินพิธีการศุลกากรที่รวดเร็ว แนวทางปฏิบัติสําหรับลูกค้าของ DHL Express Global Customs จะให้คําแนะนําคุณในทุกขั้นตอนของแบบฟอร์มเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณส่งมีความชัดเจน ถูกต้อง และครบถ้วน

โดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ คุณอาจหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง/ขาดหายไป เช่น

• ความล่าช้าในการผ่านพิธีการทางศุลกากรและชิปเมนต์ที่ถูกเก็บลงคลัง
  
• การติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าที่ไม่จําเป็น เพื่อขอข้อมูลที่ขาดหายไป
  
• ชิปเมนต์หยุดชะงัก ถูกส่งคืน อาจถูกยึด หรือแม้กระทั่งได้รับบทลงโทษจากเจ้าหน้าที่
  

DHL Express พยายามทุกวิถีทางเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจากแหล่งภายนอกนั้นมีความถูกต้อง ณ เวลาที่เผยแพร่ อย่างไรก็ตาม  รายละเอียดจากหน่วยงานภายนอกอาจเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า