Zollberatung für Erstversender

Der Zoll ist ein heikles Terrain. Verlader spielen eine grundlegende Rolle, um eine reibungslose Zollabfertigung ohne Fehler oder Verzögerungen zu gewährleisten. Zu unserer täglichen Arbeit bei DHL gehört es, Kunden bei Zollfragen zu unterstützen. Daher geben wir Ihnen einige Einblicke in die Herausforderungen, mit denen Erstversender konfrontiert sind, und erklären Ihnen, was Sie wirklich richtig machen müssen – und wie Sie dies tun können.

Die beiden größten Herausforderungen für Erstversender

Zölle und Steuern

Die erste Herausforderung lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Kosten. Einige Erstversender wissen nicht, dass sie Einfuhrzölle und Steuern an Regierungsbehörden zahlen müssen. Sie gehen davon aus, dass, sobald sie die Reederei bezahlt haben, es das ist – alles erledigt. Leider ist das nicht der Fall. Diese zusätzlichen Kosten haben nichts mit Ihrem Versanddienstleister zu tun, sondern werden von den Regierungsbehörden des Landes festgelegt, in das Sie versenden. Sie können ein böser Schock sein, also stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten für jeden Importmarkt kennen und entsprechend budgetieren.

Informationen & Dokumentation

Die zweite Herausforderung ist die Menge an Informationen und Unterlagen, die von den Zollbehörden verlangt werden. Dies kann für Anfänger beängstigend sein, insbesondere für diejenigen, die in Länder versenden, in denen die Regierungsbehörden eine komplexe Bürokratie haben. Es variiert auch stark, je nachdem, was versendet wird –  zum Beispiel erfordern bestimmte Arten von Waren wie Textilien und Kosmetika möglicherweise bestimmte Lizenzen, Genehmigungen oder Bescheinigungen der Einfuhrzollbehörden. Daher ist es wichtig zu recherchieren, welche Informationen erforderlich sind und welche Unterlagen Sie benötigen, je nachdem, was Sie versenden und welches Herkunfts- und Zielland es ist.

Mit dem Aufkommen des E-Commerce (und weiter beschleunigt durch COVID) wenden sich die Zollbehörden von papierbasierten/"bürokratischen" Prozessen ab und bewegen sich hin zu einer vollständig datengesteuerten Umgebung, um effiziente und risikobasierte Abfertigungsprozesse zu ermöglichen. 

Daher ist es wichtig, dass Versender bei der Vorbereitung ihrer Sendungen vollständige und genaue Informationen angeben – mit besonderem Augenmerk auf die Informationen zur Handelsrechnung. 

Was passiert, wenn Sie falsche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung stellen?

Wenn Sie als Versender nicht alle richtigen Informationen und Dokumente zur Verfügung stellen oder unvollständige oder falsche Daten auf Handelsrechnungen oder Frachtbriefen angeben, bemerkt Ihr Versanddienstleister im besten Fall die fehlenden Daten und pausiert Ihre Sendung, um Sie zu warnen. Dies verzögert natürlich Ihre Lieferung.

Auf der anderen Seite, wenn die Reederei Ihre fehlenden Informationen nicht entdeckt, kann Ihre Sendung von den Zollbehörden zurückgehalten werden, bis alle korrekten Informationen und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Leider kann es sein, dass Ihnen die Lagerung in Rechnung gestellt wird, bis der Zollabfertigungsprozess abgeschlossen ist. In jedem Fall wird Ihr Endkunde (der Empfänger) Verzögerungen beim Erhalt seiner Waren erleben, möglicherweise mit zusätzlichen Lieferkosten konfrontiert sein und sowohl von Ihnen als auch vom Versandunternehmen frustriert sein. Und das ist etwas, was wir alle gerne vermeiden würden!

Die wichtigsten Informationen sind die grundlegendsten

Besonders wichtig ist es, korrekte, vollständige Angaben zu Versendern und Importeuren (d. h. Ihrem Kunden) auf der Handelsrechnung zu machen. Die Informationen des Importeurs, einschließlich Kontaktdaten wie vollständiger Name, Adresse, Handynummer und E-Mail-Adresse, sind von entscheidender Bedeutung. Wenn es im Bestimmungsland zu einer Verzögerung kommt, muss die Reederei (oder sogar die Zollbehörden) möglicherweise in der Lage sein, den Importeur zu kontaktieren. Wenn sie den Importeur nicht leicht erreichen können, kann sich die Einfuhrzollabfertigung der Waren verzögern oder die Sendung kann sogar an Sie zurückgeschickt werden.

Geben Sie immer eine korrekte Warenbeschreibung an

Eine genaue Beschreibung des genauen Inhalts Ihrer Sendung auf der Handelsrechnung – die Warenbeschreibung – ist ebenfalls sehr wichtig, um einen reibungslosen Zollabfertigungsprozess zu gewährleisten. Zum einen werden die Zollbehörden es verwenden, um zu analysieren, ob Ihre Sendung ein Sicherheitsrisiko darstellt, basierend auf der Analyse der Sendungsdaten. Die Warenbeschreibung ist auch wichtig, um andere Schlüsselelemente zu bestimmen, wie z. B. den Code des Harmonisierten Systems (HS), der für die Höhe der zu zahlenden Einfuhrzölle und -steuern relevant ist.

Wenn Sie die Warenbeschreibung auf der Handelsrechnung angeben, müssen Sie detailliert und präzise sein. Sie sollten angeben, um welche Waren es sich handelt, für welchen Zweck die Waren verwendet werden und woraus sie bestehen. Schreiben Sie zum Beispiel statt "Bekleidung" "Damen-T-Shirt aus 100% Baumwolle". Weitere Beispiele für gute und schlechte Beschreibungen finden Sie in unserem ausführlichen Zollleitfaden. 

HS-Codes und wie man den richtigen findet

Neben vollständigen und genauen Warenbeschreibungen ist es ein weiteres wichtiges Element, dass der Verlader den jeweiligen Code des Harmonisierten Systems (HS) auf der Handelsrechnung angibt. Der HS-Code bestimmt den Einfuhrzollsatz, den Sie zahlen, je nachdem, was Sie versenden, und bestimmt auch mögliche Einfuhrbeschränkungen und ob Lizenzen erforderlich sind.

Der Code des Harmonisierten Systems (HS) ist ein internationaler Standard, der von der Weltzollorganisation (WZO) entwickelt wurde. Jedes Importland hat seine eigene Tabelle der Zollsätze, die mit jedem HS-Code verbunden sind – und davon gibt es viele! 

Bei DHL Express haben wir ein Tool entwickelt, mit dem unsere Kunden den richtigen HS-Code finden können. Es heißt DHL Trade Automation Service (TAS). Mehr über TAS erfahren Sie hier.

Wir bieten auch einen Service an, der es Ihnen (dem Versender) ermöglicht, Einfuhrzölle und Steuern im Namen des Importeurs (Empfängers) zu bezahlen. Wenn Sie bei der Buchung einer Sendung (im Namen Ihrer Kunden/Empfänger der Waren) die Zahlung aller DHL-Gebühren vornehmen, berechnet DHL die Einfuhrzölle und -steuern und stellt sie Ihnen in Rechnung (zusammen mit anderen zollbezogenen Gebühren, falls zutreffend). Dieser Service ist als DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service bekannt – bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren DHL Express Vertreter.

Kein Versender zahlt gerne Zölle und Steuern, aber lassen Sie sich nicht dazu verleiten, den falschen HS-Code zu verwenden, um einen günstigeren Zollsatz zu erhalten. Wenn Sie erwischt werden, müssen Sie nicht nur den korrekten Satz zahlen, sondern werden wahrscheinlich auch von den Zollbehörden mit einer Geldstrafe belegt, oder noch schlimmer, es können Strafen verhängt werden.

Seien Sie transparent über den Wert Ihrer Sendung

Eine weitere Möglichkeit, wie einige Verlader versuchen, ihre Zoll- und Steuerkosten zu senken, besteht darin, ihre Sendung zu unterbewerten. Davon raten wir dringend ab!

Es ist wichtig, dass Sie auf der Handelsrechnung den wahren Wert der verkauften Waren mit 100%iger Transparenz angeben. Je nach verwendetem Incoterm müssen auch Frachtkosten und Versicherungen angegeben werden.

Wenn die Zollbehörden den Verdacht haben, dass Ihre Waren unterbewertet sind, wird der Empfänger kontaktiert und aufgefordert, eine Kopie des Zahlungs- oder Empfangsnachweises der gekauften Waren vorzulegen, damit die Behörden den angegebenen Wert der Handelsrechnung vergleichen können.

Wenn die Unterbewertung bestätigt wird, berechnen Ihnen die Zollbehörden nicht nur den korrekten Betrag an Einfuhrzöllen und Steuern (basierend auf dem tatsächlichen Warenwert), sondern können Ihnen auch eine Geldstrafe auferlegen und verlangen, dass Ihre früheren Sendungen überprüft werden.

Seien Sie bereit, Ihre Identität zu beweisen

Neben den Kontaktdaten verlangen die Zollbehörden zunehmend verschiedene Methoden zur Identifizierung entweder vom Absender oder vom Empfänger oder von beiden, z. B. nach der Führerscheinnummer, der Passnummer oder einer Kopie des Personalausweises des Empfängers. Einige Behörden verlangen sogar, dass der Empfänger eine Anwendung auf seinem Smartphone installiert, um seine Identität zu überprüfen.

Falls erforderlich, wird empfohlen, dass Sie (der Versender) die Identifizierung des Importeurs (im Voraus) einholen und diese Informationen bei der Vorbereitung der Sendung angeben (falls dies für das jeweilige Importland erforderlich ist). Dies beschleunigt den Einfuhrabfertigungsprozess am Bestimmungsort, da die Reederei den Empfänger nicht kontaktieren muss, um solche Informationen zu sammeln.

Die Behörden gehen hart gegen illegale Importeure vor, und man kann ihnen nicht wirklich einen Vorwurf machen. Denn wenn jemand versucht, etwas mit einer gefälschten Identität zu versenden oder zu empfangen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es illegal ist!

Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich zu registrieren und die Mehrwertsteuer zu erheben

Wenn Sie online verkaufen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, sich für die Umsatzsteuer im Land des Käufers zu registrieren und die Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes zusammen mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Handelsrechnung zu deklarieren. In diesem Szenario muss die Einfuhrumsatzsteuer bei der Verzollung von Sendungen gezahlt werden, kann aber später abgezogen werden. Alternativ kann die Einfuhrzollumsatzsteuer in einem "Vendor Collection Model" gezahlt werden, bei dem der Verkäufer die Mehrwertsteuer beim Verkauf der Waren im Voraus berechnet und die Behörden zentral und konsolidiert, nicht transaktional bezahlt. Dies ist ein wachsender Trend auf der ganzen Welt, wie zum Beispiel in Australien und in der Europäischen Union.

Wenn Sie beispielsweise online in die Europäische Union (EU) verkaufen, können Sie sich entweder für den Duty Tax Paid (DTP) Billing Service von DHL entscheiden, bei dem DHL die Einfuhrzollumsatzsteuer bei der Einfuhr an die Behörden zahlt und Ihnen dann in Rechnung stellt, oder Sie können sich beim Import One Stop Shop (IOSS)-System der Europäischen Union registrieren, bei dem die Mehrwertsteuer vom Online-Verkäufer zum Zeitpunkt des Kaufs erhoben wird (und der Online-Verkäufer dann die Steuerbehörde zahlt in der EU über die monatliche Umsatzsteuererklärung zentral).

Klingt kompliziert? TAS macht es einfacher

Wie bereits erwähnt, ist der Trade Automation Service (TAS) von DHL eine Möglichkeit, den HS-Code für Ihre Sendung zu erhalten. Aber TAS hat noch viel mehr zu bieten, zumal wir das Tool, das im 2. Quartal 2023 auf den Markt kommen soll, erheblich verbessern.

Wenn Sie eingeben, von wo aus und wohin Sie versenden und welche Art von Waren Sie versenden, gibt TAS Ihnen die geschätzten Anlandekosten (einschließlich Zölle, Steuern und andere Einfuhrgebühren) an und teilt Ihnen mit, welche Dokumente Sie für die Einfuhr Ihrer Waren benötigen. Damit sind Ihre beiden größten Herausforderungen fast gelöst!

TAS gibt Ihnen eine sehr gute Vorstellung davon, was Sie erwartet. Aber denken Sie daran, dass es immer gelegentlich Variationen geben wird, die plötzlich von verschiedenen Zollbehörden auftauchen.

Unsere Top-Tipps für erstmalige grenzüberschreitende Versender

Forschung, Forschung, Forschung

Recherchieren Sie die Einfuhrkosten im Zusammenhang mit Zöllen und Steuern. Recherchieren Sie, welche Informationen und Dokumentationen für Ihren speziellen Produkttyp erforderlich sind. Informieren Sie sich über die Einfuhrbeschränkungen für dieses Produkt in verschiedenen Ländern. 

Wenn Sie dies im Voraus tun ("Right 1st Time"), werden nicht nur Probleme in der Zukunft reduziert, sondern auch Ihrem Endkunden das bestmögliche Erlebnis geboten.

Handelsrechnung DATENQUALITÄT

Zu guter Letzt stellen Sie bitte sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Sendung vollständige und genaue Informationen zur Handelsrechnung angeben, um Verzögerungen aufgrund fehlender Daten zu vermeiden – einschließlich: 

• Informationen zum Absender/Exporteur und Empfänger/Importeur: Geben Sie den vollständigen Namen, die vollständige Adresse (Straße, Hausnummer, Stadt, Land, Postleitzahl) und die Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) an.

• Identifikationsnummer: Geben Sie ggf. die Identifikationsnummer des Absenders/Empfängers an, z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, EORI-Nummer usw.

• Warenbeschreibungen: Einzelpostenbeschreibungen der Waren (in detaillierter, präziser und einfacher Sprache).

• Code des Harmonisierten Systems (HS) und Ursprungsland: HS-Code (vorzugsweise der vollständige Einfuhrzolltarifcode) und Ursprungsland (in der Regel das Land, in dem die Waren hergestellt oder hergestellt wurden).

• Werte und Währung: Einzelpostenwert der Waren und zusätzliche Aufschlüsselung der anwendbaren Kostenarten (z. B. Versicherung, Fracht, Verpackung usw.) mit der Währung, in der die Transaktion erfolgt ist

• Gewicht/ Einheit und Menge: Geben Sie das Brutto-/Nettogewicht, die Einheit (z. B. KG) und die Menge (z. B. 2 Artikel) auf Einzelpostenebene an.

• INCOTERMS und Ort: enthalten die INCOTERMS® ® und den Ort (wie in der jeweiligen Bestimmung erforderlich).

• Erklärung zum Ursprungsnachweis: Geben Sie gegebenenfalls die Erklärung zum Ursprungsnachweis auf der Rechnung an, um in den Genuss von Präferenzzollsätzen zu kommen (auch bekannt als "Erklärung zum Ursprung", "Erklärung zum Ursprungsland" usw.).

• Grund für die Ausfuhr: Bitte geben Sie den Grund für die Ausfuhr an, z. B. dauerhaft, Reparatur und Rückgabe, vorübergehend, Geschenke.

• Andere Anforderungen: Es ist wichtig, dass Sie überprüfen, ob andere Anforderungen für Ihre Waren gelten, z. B. Export-/Importlizenzen, andere behördliche Anforderungen (z. B. Veterinär- und Pflanzenschutzgesetze) usw.

Wenn Sie im Voraus (bei der Erstellung Ihrer Sendung) vollständige und genaue Informationen angeben, vermeiden Sie mögliche Verzögerungen.

Indem Sie Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis bieten, ermutigen Sie sie, immer wieder bei Ihnen zu bestellen.

Als internationalstes Unternehmen der Welt, das in über 220 Ländern und Territorien tätig ist, kann DHL Express Ihnen helfen, sich im grenzüberschreitenden Handel zurechtzufinden – und die Komplexität des Zolls zu verringern!

Ausführlichere Informationen finden Sie in unseren globalen Zoll-Kundenrichtlinien, die Sie hier herunterladen können.