Práce z domova: Efektivní řízení času

Jen proto, že jste daleko od svého stolu, neznamená, že nemůžete být stejně produktivní. Ve skutečnosti mnoho lidí zjišťuje, že jejich efektivita stoupá, když jsou mimo kancelář – ale jak můžete vy a váš tým využít sílu práce na dálku a podpořit své podnikání?

Přiřazování a plnění úkolů

 "Ráno snězte živou žábu a po zbytek dne se vám nic horšího nestane." - Mark Twain

Zvláštní rada – ale když se aplikuje na time management, dává smysl. V podstatě to znamená, že byste měli každé ráno (nebo noc předtím) napsat svůj seznam úkolů a nejprve se vypořádat s nejtěžším úkolem. To znamená, že váš den bude postupně jednodušší (což může být jen dobrá věc). Je to něco, co jsme v tomto článku pokryli rozsáhleji, takže se na to nezapomeňte podívat.

"Doma může být obzvláště obtížné jít ráno do práce. Zvolil jsem přístup, že jsem věnoval svou první hodinu dne práci na nejdůležitější věci, kterou mám na talíři, což mě dostane brzy ráno a přidá tomu všemu nějakou naléhavost. " - Greg Hayes, Branch Furniture

Pokud nejste pro obojživelníky první věc ráno, můžete se rozhodnout, jaké úkoly je třeba udělat, a jak dlouho to může trvat. To je místo, kde se technika Time Management¹ Pomodoro může hodit. Technika Pomodoro je způsob, jak soustředit své úkoly do 25minutových časových úseků a nenechat se během tohoto časového období rozptylovat ničím jiným. Poté si uděláte pětiminutovou přestávku, než se přesunete k dalšímu úkolu.  Nutí vás přemýšlet o tom, co je třeba udělat a co je dosažitelné, abyste mohli svůj den správně naplánovat.                      

"Považuji cílené pracovní postupy založené na úkolech za zásadní přístup pro mou práci na dálku... Přidělení konkrétního časového okna pro zodpovězení e-mailů dramaticky zlepšuje můj pracovní postup. To platí zejména pro mě v době tržních posunů, které vedou ke zvýšenému objemu e-mailů - často v neobchodních časech. " Zack West,   Novomotus

Zkrocení e-mailového monstra se může občas cítit jako mamutí úkol , dávkování těchto úkolů do určených období může pomoci zefektivnit váš den a pomoci vám stát se produktivnějším. A pokud lidé vědí, že nejste neustále k dispozici, mohou najít řešení svého problému bez vás - čímž uvolníte ještě více času. 

Priorit

 Každý pracuje jiným způsobem. Zatímco někteří mohou být nejproduktivnější  po ranní kávě, jiní nemusí zasáhnout svůj krok až do poloviny odpoledne nebo později. S ohledem na to může být mít jasný přehled o tom, co probíhá nebo co se chystá začít, neuvěřitelně užitečné - a metoda Kanban² by se mohla stát vaším novým (pracovním) nejlepším přítelem, i když je to jen pro správu vaší osobní pracovní zátěže.

Nejjednodušší kanbany mají co nejméně proměnných. Nejprve můžete úkoly rozdělit do tří sloupců – "Nezahájeno", "Probíhá" a "Dokončeno". Nástroje pro správu týmů a času, jako je Trello³ nebo Monday⁴ , jsou dobrým místem, kde začít s Kanbanem. Umožní vám stanovit priority, plánovat a plnit to, co je třeba udělat, a mohou být užitečné nejen pro jednotlivce, ale i pro týmy. Což nás přivádí k...

Individuální práce a řízení vzdálených týmů

Mimo kanbanovou tabuli byste měli začít svůj den plánovací schůzkou. Jasná představa o vašich akcích a cílech vám pomůže soustředit se na to, co je důležité, a plánovat svůj čas co nejefektivněji. Odtud můžete zjistit, s kým potřebujete hlouběji dohnat, a vhodně naplánovat.

"Vzhledem k tomu, že všichni musíme pracovat z domova, musel jsem změnit naši komunikaci. Právě teď máme naplánovaný konferenční hovor každé ráno v 8 hodin. To má zajistit, aby každý byl schopen splnit své cíle, a také získat zpětnou vazbu a spolupracovat s ostatními členy týmu na jejich bojích a příležitostech.   "  Jeff Neal, The Critter Depot

Někteří lidé budou pracovat nezávisleji než jiní, zatímco někteří se na vás budou více spoléhat o pomoc, takže se ujistěte, že každý ví, co se od nich očekává na začátku. Aplikace jako Jira⁵ a GitHub⁶ budou známy vývojářům softwaru, ale mohou být také velmi užitečné pro obecnou správu úkolů. Mohou vám pomoci spravovat pracovní postupy, správu verzí a správu projektů a udržet všechny na stejné stránce při práci na dálku. 

Organizace a komunikace

Při práci mimo kancelář velmi záleží na tom, jak zůstanete v kontaktu se svým týmem, a je důležité, abyste se vyhnuli přetížení e-maily. I když je důležité, aby všichni byli ve smyčce, existuje - naštěstí -  spousta způsobů, jak to udělat, které se nedostanou do vaší doručené pošty.

Tím, že e-maily budou striktně obchodní, můžete zajistit, že vaše zaměření nebude odstraněno při řešení vašeho seznamu úkolů. Můžete udržovat "chladnější" kancelářský chat na WhatsApp⁷, Slack⁸ nebo textové zprávy - zatímco osobní hovory lze snadno provádět přes Skype⁹, Zoom¹⁰ nebo Google Hangouts¹¹. Jen proto, že nejste ve stejné místnosti, neznamená, že se musíte chovat jinak se svými kolegy, a pokud jste všichni rozprostřeni všude, může vám to pomoci udržet pohromadě, abyste udrželi všechny své obvyklé interakce virtuálně.

Pokud máte pochybnosti, komunikujte nadměrně. Pokud si myslíte, že by někdo mohl chtít něco vědět, dejte mu vědět. A na konci dne dejte lidem vědět, že se odhlašujete. To nejen dá lidem vědět, že nejste k dispozici, ale může to sloužit jako připomínka, že mohou také skončit.

"Naší dosud nejúčinnější taktikou byla 30minutová schůzka na začátku každého dne, kde každý člen týmu odpoví na dvě otázky: 'Co jsem včera dosáhl?' a 'Na čem dnes pracuji?'  Jedná se o jednoduché otázky, ale procházet je jako skupina každý den umožnilo týmu soustředit se na velký obraz - a podíl každého jednotlivce na něm - a zároveň zůstat ve spojení. "  Alan Ricks, Lumera Diamonds

Je však důležité mít na paměti, že konferenční hovory potřebují jasnou agendu – a někoho, kdo ji povede. Zajistěte, aby byli pozváni pouze lidé, kteří potřebují být na hovoru, a aby otázky mohly být zodpovězeny stručným a jasným způsobem. Snažte se udržovat skupinové hovory krátké a poté se spojte s jednotlivci nebo týmy, abyste se ujistili, že vědí, co dělají. Přečtěte si další informace o tom, jak vést efektivní obchodní schůzku a využít více času.