Osobní produktivita 101

Být produktivnější je často považováno za moderní posedlost, jejímž cílem je přimět lidi, aby si stáhli nejnovější aplikaci, která jim pomůže dělat věci rychleji. Ale zdaleka to není moderní vynález.

Zvyšování produktivity bylo pro ekonomiku vždy životně důležité, protože nám pomáhá dosáhnout více s méně prostředky. Jedná se o úvod do hlavních technik, jejichž cílem je pomoci vám vybrat správný přístup pro vaše specifické požadavky.

Zvyšování produktivity je pro podniky klíčovým zájmem od průmyslové revoluce, kdy množství lidské práce potřebné k prosperitě bylo sníženo stroji. Náš současný digitální věk má svůj vlastní jedinečný soubor komplikací, které ovlivňují výstup. Někdy je nejlepším způsobem, jak uniknout z produktivní rutiny, výměna našich nástrojů. Ať už se jedná o chytřejší seznam úkolů, techniku hlubokého zaměření nebo efektivnější způsob plánování schůzek, hledání analogových i hi-tech řešení může pomoci řídit čas a produkovat lepší práci.

Řešení této e-mailové schránky: "Inbox Zero"

Získání kontroly nad e-mailem je jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat pro svou produktivitu. V roce 2007 vyvinul hacker Merlin Mann koncept "Inbox Zero", podle kterého podle zásad "smazat, delegovat, reagovat,   odložit nebo udělat" můžete zpracovat všechny e-maily za 20 minut.

Za deset let od Mannova Google Tech Talk se počet e-mailů, které dostáváme, masivně zvýšil a nyní potřebujeme více pokynů, jak stanovit priority. Když dorazí nové e-maily, přesuňte je do jedné ze čtyř příslušných složek: "Doručená pošta", "Úkoly", "Sledování" nebo "Jeden den".

Jediné e-maily, které zůstávají ve vaší "doručené poště", jsou ty, které jsou naléhavé a lze je rychle vyřídit. Přetáhněte nenaléhavé e-maily a e-maily, které budou vyžadovat více než tříminutovou odpověď, do složky Úkoly. Všechny e-maily s úkoly, které jste delegovali nebo na které čekáte na odpověď, přesuňte do složky Zpracování. E-maily "jednoho dne" nevyžadují odpověď - jsou to věci, které byste si někdy v budoucnu chtěli přečíst / zkontrolovat. Další rady, jak zkrotit e-mailové monstrum, najdete zde.

Jednoduché posilovače produktivity: Getting Things Done®, seznamy úkolů, dávkování

"Vaše mysl je pro to, abyste měli nápady, ne aby je drželi," říká David Allen, konzultant produktivity, který byl průkopníkem metody Getting Things Done®. Cílem je pomoci nám soustředit se na akční úkoly, namísto jejich ukládání do paměti. Používá systém k zachycení a stanovení priorit úkolů a poté jedná na základě informací, které pomáhají posunout naše klíčové projekty vpřed. 

Chcete-li určit, jak upřednostnit každý úkol, seznamy úkolů se obvykle ptají na dvě jednoduché otázky: "jaká je hodnota v tom, že to udělám" a naopak, "jaké je riziko, když to neudělám?". Kterou položku na seznamu úkolů byste měli řešit jako první, nejjednodušší nebo nejtěžší?

Zvykněte si nejprve řešit ty nejnáročnější věci a zůstaňte jeden den dopředu – na konci každého dne odložte věci, které můžete udělat zítra. To je skvělý způsob, jak zmírnit stres a pomoci zajistit, aby úkoly nevyklouzly z dohledu. 

"Dávkování" je opravdu jednoduchá technika, která vám může pomoci splnit spoustu malých úkolů v jediném časovém bloku. Seskupením jednoduchých, běžných úkolů do jedné soustředěné pracovní relace změníte mnoho malých úkolů na jeden úkol. Můžete například shromáždit všechny své aktivity na sociálních médiích za týden do jednoho dvouhodinového bloku nebo můžete zpracovat veškerou svou každodenní e-mailovou korespondenci v jednom konkrétním časovém úseku.

Podpora efektivity: "technika Pomodoro"

Naše digitální životy jsou plné rozptýlení. Jedním ze způsobů, jak se soustředit na soustředění, je použití techniky Pomodoro, která vás povzbuzuje k soustředění v 25minutových porcích. Pomodoro je cyklický systém, což znamená, že pracujete v krátkých sprintech a po každých 25 minutách soustředěné práce si uděláte pětiminutovou přestávku. Po čtvrtém cyklu Pomodoro si udělejte delší přestávku asi 15 minut.

Opakování procesu několikrát v průběhu pracovního dne znamená, že lze dosáhnout mnohého. Je důležité si uvědomit, že Pomodoro je nedělitelná jednotka práce - to znamená, že pokud vás potřebuje kolega, měli byste ukončit Pomodoro nebo odložit rozptýlení, dokud nebude Pomodoro dokončeno.

Selhání správným způsobem: "Rychlé selhání" vs. "Selhání dobře"

Když jste inovativní, selhání je nevyhnutelné. Jedna populární myšlenková škola trvá na tom, že kromě úspěchu je "rychlé selhání" druhým nejlepším výsledkem. "Selhání dobře" je další pragmatický přístup, který klade důraz na selhání s neustálým učením.

Místo toho, abychom opustili projekty, když se dostanou do potíží, "Failing Well" trvá na tom, abychom dělali svá rozhodnutí a drželi se jich, protože dokončení je důležitější než dokonalost. Čím dále s projektem postupujete, tím více se toho naučíte. Sbírejte znalosti ze všeho, co nefungovalo, a nepřestávejte se snažit kreativně růst, jakmile jste realizovali první úspěšný nápad - kreativita existuje v každém, pokud je ochoten experimentovat a učit se ze svých chyb a selhání.

Maximální využití schůzek: stanovení jasného programu

Schůzky mohou být špatné pro podnikání, a pokud není nic dosaženo, může následovat frustrace. Když plánujete hodinovou konferenci, často se to nezdá jako velký problém. Schůzky však zabírají čas všem účastníkům – pokud máte sedm účastníků na hodinové schůzce, podnik ztratil sedm hodin pracovní doby. 

Když si domluvíte schůzku, ujistěte se, že víte, čeho chcete dosáhnout, držte se tématu a povzbuzujte k účasti. Přidejte trochu rozmanitosti tím, že se setkáte na kratší dobu, s menším počtem lidí a s mnohem větším zaměřením na dosažení něčeho - tímto způsobem každý rozumí agendě a usiluje o produktivitu.