Využijte více svého času

Vedení efektivních schůzek je důležitým uměním v podnikání, zejména v zájmu úspory peněz a zvýšení produktivity. Každodenní hodinová schůzka se nemusí zdát jako velký problém - ale když tuto hodinu srovnáte se schůzkou se sedmi účastníky, vyčerpali jste sedm hodin pracovního času.

Naučte se některé nové efektivní strategie řízení času pro práci a využijte nejnovější technologie, abyste ze schůzek vytěžili maximum a vyhnuli se narušení vašeho hospodářského výsledku.

Opravdu potřebujete toto setkání?

Firemní obchodní schůzky jsou často považovány za fušku, která zabírá drahocenný čas, který může být potřebný pro jiné úkoly. Měly by však být uznány jako důležitá příležitost pro brainstorming nápadů, koordinaci úkolů a schvalování rozhodnutí.

Při plánování schůzky přemýšlejte o tom, proč ji potřebujete - známkou efektivní schůzky je, pokud se v důsledku toho něco v reálném světě změní. Mějte na paměti plány lidí tím, že budete mít schůzku dopoledne nebo odpoledne; Vyhněte se první věci ráno, během oběda nebo končící časy, které běží až do konce pracovního dne.

Koho pozvat?

Při sjednávání schůzky se ujistěte, že všichni znají její program. Pozvaní lidé by tam měli být z nějakého důvodu. Plánovač se často snaží zaplnit sedadla – protože více hlav v místnosti znamená více příležitostí k vyřešení daného problému – ale není to časově nejefektivnější způsob práce. Nejen, že odvádí více zaměstnanců od práce, ale také zmate zaměření a představuje více příležitostí k rozptýlení.

Pokud si nejste jisti, čím by někdo přispěl na schůzku, je to dobré znamení, že tam nemusí být. Stejně tak, pokud zjistíte, že můžete zkontrolovat svůj e-mail během schůzky, je to znamení, že tam také nemusíte být.

Zůstáváme u tématu

Pro efektivní schůzku je klíčová příprava. Když je na schůzce hodně lidí, může být obtížné zůstat u tématu, takže veďte konverzaci s některými předem připravenými otázkami, které se týkají aktuálních problémů. Pokud se na něco zeptáte, ale přímá odpověď nepřijde, jemně zatlačte, abyste získali odpověď, která váš problém vyřeší.

Pokud zjistíte, že schůzka nikam nevede nebo že někdo odjíždí na tangentu, pak se zdvořile vraťte k programu. Možná zjistíte, že diskuse mimo téma je dobrá - pokud ano, zavažte se, že se k tématu vrátíte později.

Výpočet skutečných nákladů na schůzky

Špatná organizace času v podnikání může být nákladná, zejména pokud jde o schůzky. Harvard Business Review vytvořil "kalkulačku nákladů na schůzku", která ukazuje skutečné HR náklady na schůzku a kolik byste mohli ušetřit.

Představte si scénář, ve kterém je naplánována hodinová schůzka pro oddělení 30 lidí, kde je průměrný plat 50 000 USD. Skutečná cena této schůzky je 1 015 USD – ještě předtím, než zařadíte občerstvení. Zeptejte se sami sebe: "Vede moje schůzka k rozhodnutím, která generují dostatečné příjmy, aby to stálo za to?" Pamatujte si, že žádné množství peněz nemůže koupit 25hodinový den nebo získat zpět hodinu ztracenou na neproduktivní schůzce.

Zjednodušte celou organizaci

Počet manažerských vrstev ve společnosti má často dopad na počet naplánovaných schůzek, což zase ovlivňuje náklady - koneckonců, někdo pro něj musí vytvářet a kontrolovat obsah a ten někdo má plat. Zpráva Harvard Business Review z roku 2014 zjistila, že v průměru přidání jednoho manažera do organizace vytváří novou práci v hodnotě asi 1,5 zaměstnance – a každý další senior viceprezident vytváří hodnotu více než 2,6 zaměstnance.

Některé společnosti, včetně Seagate a Boeing, experimentovaly s poskytováním zpětné vazby svým vedoucím pracovníkům o "zátěži", kterou kladli na organizaci prostřednictvím schůzek, e-mailů a rychlých zpráv. Ve společnosti Seagate se někteří vedoucí pracovníci účastnili programu, ve kterém běžně dostávali zprávy kvantifikující jejich individuální zatížení spolu s průměrným zatížením generovaným ostatními vedoucími pracovníky na jejich úrovni. Tyto informace v kombinaci s dalšími pokyny je povzbudily k tomu, aby změnili své chování a vedli efektivnější schůzky.

Dáváte přednost digitálním schůzkám před těmi osobními?

Online schůzky bývaly špatnou náhražkou slušného rozpočtu na cestování, ale už ne. Moderní uspořádání digitálních konferenčních schůzek – se sdílením obrazovky, videohovory, nástroji pro spolupráci na souborech a možností vysílat libovolnému počtu lidí – snížilo potřebu, aby každá schůzka probíhala tváří v tvář.

Videokonferenční servery, jako je Skype Business, jsou nyní vybaveny přesnými mikrofony, automatickým ořezáváním a sledováním hlavy, které podporují efektivnější týmové schůzky tím, že se zaměřují na to, co se říká, spíše než na to, co se děje na pozadí.

Předsedat dobře organizovaným schůzkám

Vždy jmenujte předsedu, který bude řídit vaše schůzky, a kolegu, který má za úkol shromažďovat společné poznámky. Studie Harvardu zjistila, že efektivní týmové schůzky často zahrnují několik minut na konci, kdy se tým může zamyslet nad tím, co by mohlo jít lépe. To může časem zlepšit kvalitu schůzek.

Neukončujte schůzku bez jasné dohody o dalším postupu. Před zabalením se ujistěte, že jste zrekapitulovali všechny okamžité akce a přiřadili je příslušným lidem. Nikdo nechce scénář, kdy by příslušní lidé nereagovali, a proto vyžadovali další schůzku, aby se mluvilo o tom, o čem jste již diskutovali. 

Setkání budoucnosti

Na výroční vývojářské konferenci společnosti Microsoft Build 2018 byl představen scénář zasedací místnosti, ve kterém software AI pomáhá protokolům schůzek. Software obsahuje 360stupňovou kameru a mikrofon, který dokáže detekovat všechny v zasedací místnosti a dokonce přepsat vše bez ohledu na jazyk. Přidání nástrojů AI znamená, že pokud někdo řekne: "Příští týden se s vámi spojím", dostane oznámení v Microsoft Teams – cloudovém nástroji pro týmovou spolupráci – který ho vyzve k tomu, aby tento slib splnil. Čas ukáže, kdy se tento scénář zasedací místnosti stane realitou.

Zkuste "Pondělí bez schůzky". Nebo úterý. Nebo ve středu.

Chcete-li skutečně změnit věci, zavažte se jeden den v týdnu, že budete zcela osvobozeni od schůzek. Kelly Eidson, spoluzakladatelka stěhovací společnosti Moveline, zakázala úterní schůzky, které jsou považovány za "Maker Days" - zaměstnanci mohou pracovat, kdekoli chtějí, aniž by se museli obávat, že budou přístupní ostatním. Dustin Moskovitz, spoluzakladatel aplikace pro produktivitu týmu Asana, uvedl, že mají politiku "středy bez schůzek", a podobně Kate Kinslow zavedla "pátky bez schůzek", když se stala generální ředitelkou společnosti Aria Healthcare. 

Rory Vaden, spoluzakladatel společnosti Southwestern Consulting, říká, že jeho společnost má schůzky pouze jeden den v týdnu a místo toho se rozhodne, že agilní práce je budoucnost: "Nová generace podnikání je taková, kde lidé budou pracovat flexibilně, z více míst, na různých projektech. Pondělí je jediný den, kdy žádáme všechny, aby přišli. Setkáváme se. Povídáme si. Diskutujeme. My rozhodujeme."