Como realizar uma reunião de negócios eficaz

Realizar uma reunião eficaz é uma arte importante nos negócios, especialmente no interesse de economizar dinheiro e melhorar a produtividade. No dia a dia, uma reunião de uma hora pode não parecer um grande problema - mas quando compara essa hora com uma reunião com sete participantes, gasta sete horas de tempo de trabalho.

Aprenda algumas novas estratégias eficientes de gestão de tempo para o trabalho e aproveite a tecnologia mais recente para tirar o máximo proveito das reuniões e evitar a erosão dos seus resultados.

Precisa mesmo de fazer a reunião?

Muitas vezes, as reuniões de negócios corporativas são vistas como uma tarefa, consumindo tempo precioso que pode ser necessário para outras tarefas. No entanto, devem ser reconhecidos como uma oportunidade importante para debater ideias, coordenar tarefas e autorizar decisões.

Ao planear uma reunião, pense acerca da razão de necessidade – o sinal de uma reunião eficaz é se algo no mundo real mudar como resultado. Esteja atento aos horários das pessoas, realize a reunião a meio da manhã ou a meio da tarde; Evite logo pela manhã, durante o almoço, ou termine horários que vão até o final do dia de trabalho.

Quem deve convidar?

Ao marcar uma reunião, certifique-se de que todos estejam cientes da agenda. As pessoas convidadas devem estar lá por um motivo. O agendador muitas vezes tentará preencher espaços – já que mais cabeças na sala significa mais oportunidades de resolver o problema em questão – mas não é a maneira mais eficiente de trabalhar. Não só afasta mais funcionários do trabalho, como também confunde o foco e apresenta mais oportunidades de distração.

Se não tem certeza do que alguém contribuiria para a reunião, isso é um bom sinal de que eles não precisam de estar lá. Da mesma forma, se for capaz de verificar o seu e-mail durante uma reunião, isso é um sinal de que também não precisa de estar lá.

Mantenha-se no tópico

Para realizar uma reunião eficaz, a preparação é fundamental. Quando há muitas pessoas numa reunião, pode ser difícil ficar no tópico, então guie a conversa com algumas perguntas pré-preparadas que se relacionam com assuntos atuais. Se fizer uma pergunta, mas uma resposta direta não for enviada, pressione gentilmente para obter uma resposta que resolva o seu problema.

Se achar que a reunião não leva a lugar nenhum ou alguém está a sair pela tangente, então educadamente volte para a agenda. Pode achar que a discussão fora do tópico é uma boa para ter – se assim for, assuma o compromisso de voltar  ao assunto numa data posterior.

Calculando o custo real das reuniões

Uma má gestão do tempo nas empresas pode sair caro, especialmente quando se trata de reuniões. A Harvard Business Review criou uma "Calculadora de Custos de Reunião" que mostra o custo real de RH de uma reunião e o quanto poderia economizar.

Imagine um cenário em que há uma reunião de uma hora marcada para um departamento de 30 pessoas, onde o salário médio é de US$ 50 mil. O custo real dessa reunião é de US$ 1.015 – antes mesmo de incluir o café ou a água. Pergunte a si mesmo: 'a minha reunião gera decisões que criam receita suficiente para fazer valer a pena?' Lembre-se, nenhuma quantia de dinheiro pode comprar um dia de 25 horas ou recuperar uma hora perdida numa reunião improdutiva.

Simplifique a organização

O número de camadas de gestão dentro de uma empresa muitas vezes tem impacto no número de reuniões agendadas, o que por sua vez afeta os custos – afinal, alguém tem que criar e rever o conteúdo para isso, e que alguém tenha um salário. Um relatório de 2014 da Harvard Business Review descobriu que, em média, a adição de um gerente a uma organização cria cerca de 1,5 funcionários em novos empregos – e cada vice-presidente sénior adicional cria mais de 2,6 funcionários.

Algumas empresas, incluindo Seagate e Boeing, experimentaram dar feedback aos seus executivos sobre a "carga" que colocavam na organização através de reuniões, e-mails e mensagens instantâneas. Na Seagate, alguns gerentes séniores participaram num programa no qual recebiam rotineiramente relatórios que quantificavam as suas cargas individuais, juntamente com a carga média gerada por outros executivos do seu nível. Essas informações, combinadas com diretrizes adicionais, encorajaram-nos a modificar o seu comportamento e a realizar reuniões mais eficazes.

Prefere reuniões digitais a presenciais?

As reuniões online costumavam ser um mau substituto para ter um orçamento decente, mas já não é o caso. As modernas configurações digitais de reuniões de conferência – com partilha de ecrã, chamadas de vídeo, ferramentas de colaboração de arquivos e a capacidade de transmitir para qualquer número de pessoas – reduziram a necessidade de que cada reunião seja presencial.

Os servidores de videoconferência, como o Skype Business, agora apresentam microfones de precisão, corte automático e rastreamento, que promovem reuniões de equipa mais eficazes, mantendo o foco no que é dito, em vez do que acontece em segundo plano.

Presidir reuniões bem organizadas

Nomeie um presidente para administrar as suas reuniões, além de um colega encarregado de anotar mensagens colaborativas. Um estudo de Harvard descobriu que reuniões de equipa eficazes geralmente incluem alguns minutos no final, onde a equipa pode refletir sobre o que poderia ter corrido melhor. Isto pode melhorar a qualidade das reuniões ao longo do tempo.

Não termine uma reunião sem um acordo claro sobre os próximos passos. Antes de concluir, certifique-se de recapitular todas as ações imediatas e atribuí-las às pessoas apropriadas. Ninguém quer um cenário em que as pessoas relevantes não acompanhem, exigindo assim outra reunião para falar sobre o que já discutiu. 

Reuniões do futuro

No Microsoft Build 2018, a conferência anual de desenvolvedores da empresa, foi revelado um cenário de sala de reunião em que o software de IA auxilia os protocolos de reunião. O software inclui uma câmara de 360 graus e um microfone que pode detetar todos na sala de reuniões e até mesmo transcrever tudo, independentemente do idioma. A adição de ferramentas de IA significa que, se alguém disser "Vou participar na próxima semana", receberá uma notificação no Microsoft Teams – a ferramenta de colaboração em equipa baseada em nuvem – para solicitar que aja de acordo com essa promessa. O tempo dirá quando este cenário de sala de reunião se tornará realidade.

Tente "Segundas-feiras sem reunião". Ou às terças-feiras. Ou às quartas-feiras.

Para realmente mudar as coisas, comprometa-se um dia por semana a ficar completamente livre de reuniões. Kelly Eidson, cofundadora da empresa de mudanças Moveline, proibiu as reuniões às terças-feiras, que são consideradas "Maker Days" – os funcionários podem trabalhar onde quiserem sem terem que se preocupar em ser acessíveis a outras pessoas. Dustin Moskovitz, cofundador da aplicação de produtividade de equipas Asana, disse que eles têm uma política de "quartas-feiras sem reunião" e, da mesma forma, Kate Kinslow instituiu "sextas-feiras sem reunião" quando se tornou CEO da Aria Healthcare. 

Rory Vaden, cofundador da Southwestern Consulting, diz que a sua empresa só tem reuniões um dia por semana, decidindo que o trabalho ágil é o futuro: "A próxima geração de negócios é aquela em que as pessoas trabalharão em horários flexíveis, de vários locais, numa variedade de projetos. Segunda-feira é o dia em que pedimos a todos que entrem. Nós encontramo-nos. Nós conversamos. Nós discutimos. Tomamos decisões."