Bekerja dari rumah: Mengelola waktu Anda secara efektif

Hanya karena Anda jauh dari meja Anda, bukan berarti Anda tidak bisa sama produktifnya. Faktanya, banyak orang menemukan bahwa efisiensi mereka meningkat ketika mereka berada di luar kantor – tetapi bagaimana Anda dan tim Anda dapat memanfaatkan kekuatan kerja jarak jauh, dan memberikan dorongan pada bisnis Anda?

Menetapkan dan menyelesaikan tugas

 "Makan katak hidup hal pertama di pagi hari dan tidak ada yang lebih buruk akan terjadi pada Anda sepanjang hari." - Mark Twain

Saran aneh - tetapi, ketika diterapkan pada manajemen waktu, itu masuk akal. Pada dasarnya, itu berarti Anda harus menulis daftar tugas Anda setiap pagi (atau malam sebelumnya), dan menangani tugas terberat terlebih dahulu. Ini berarti bahwa hari Anda secara bertahap akan menjadi lebih mudah (yang hanya bisa menjadi hal yang baik). Ini adalah sesuatu yang telah kami bahas lebih luas dalam artikel ini, jadi pastikan untuk memeriksanya.

"Di rumah, bisa sangat sulit untuk pergi bekerja di pagi hari. Saya telah mengambil pendekatan mendedikasikan jam pertama saya hari itu untuk mengerjakan hal terpenting yang saya miliki di list tugas saya, yang membuat saya pergi lebih awal di siang hari dan menambahkan beberapa urgensi untuk itu semua. " - Greg Hayes, Branch Furniture

Jika Anda bukan orang amfibi pertama di pagi hari, Anda masih dapat memutuskan tugas apa yang perlu dilakukan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukannya. Di situlah teknik manajemen waktu Pomodoro¹ bisa berguna. Teknik Pomodoro adalah cara memusatkan tugas Anda ke dalam slot waktu 25 menit, dan tidak membiarkan apa pun mengalihkan perhatian Anda selama periode waktu ini.  Anda kemudian beristirahat lima menit sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya. Itu membuat Anda berpikir tentang apa yang perlu dilakukan, dan apa yang dapat dicapai, sehingga Anda dapat menjadwalkan hari Anda dengan benar.                      

"Menurut saya, alur kerja berbasis tugas yang terfokus merupakan pendekatan penting untuk pekerjaan jarak jauh saya... Mengalokasikan jendela waktu tertentu untuk menjawab email secara dramatis meningkatkan alur kerja saya. Hal ini terutama berlaku bagi saya selama masa pergeseran pasar yang menghasilkan peningkatan volume email — seringkali selama masa non-bisnis. " Zack Barat,   Novomotus

Menjinakkan monster email terkadang terasa seperti tugas besar, mengelompokkan pekerjaan ini ke dalam periode yang ditentukan dapat membantu merampingkan hari Anda, dan membantu Anda menjadi lebih produktif. Dan, jika orang tahu Anda tidak selalu tersedia, mereka mungkin menemukan solusi untuk masalah mereka tanpa Anda – membebaskan lebih banyak waktu. 

Memprioritaskan

 Setiap orang bekerja dengan cara yang berbeda. Sementara beberapa mungkin paling produktif setelah kopi pagi mereka, yang lain mungkin tidak cepat melangkah sampai dengan sore hari atau malam. Dengan mengingat hal itu, memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang sedang berlangsung, atau akan segera dimulai, bisa sangat berguna – dan metode Kanban² bisa menjadi sahabat (pekerjaan) baru Anda, bahkan jika itu hanya untuk mengelola beban kerja pribadi Anda.

Kanban yang paling sederhana memiliki variabel sesedikit mungkin. Untuk memulainya, Anda dapat membagi tugas Anda menjadi tiga kolom – 'Belum Dimulai', 'Sedang Berlangsung' dan 'Selesai'. Alat manajemen tim dan waktu seperti Trello³ atau Monday⁴ adalah tempat yang baik untuk memulai dengan Kanban. Mereka akan memungkinkan Anda untuk memprioritaskan, merencanakan, dan menyampaikan apa yang perlu dilakukan, dan dapat berguna tidak hanya untuk individu, tetapi juga untuk tim. Yang membawa kita ke...

Kerja individu dan mengelola tim jarak jauh

Jauh dari papan Kanban, Anda harus memulai hari Anda dengan rapat perencanaan. Gagasan yang jelas tentang tindakan dan tujuan Anda akan membantu Anda untuk fokus pada apa yang penting, dan merencanakan waktu Anda dengan paling efisien. Dari sana, Anda dapat mengetahui dengan siapa Anda perlu mengejar ketinggalan yang lebih mendalam, dan menjadwalkan dengan tepat.

"Karena kita semua harus bekerja dari rumah, saya harus mengalihkan komunikasi kita.  Saat ini, kami memiliki panggilan konferensi yang dijadwalkan setiap pagi pukul 8 pagi.  Ini untuk memastikan bahwa setiap orang dapat memenuhi tujuan mereka, dan juga mendapatkan umpan balik dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya dalam kesulitan dan peluang mereka."  Jeff Neal, The Critter Depot

Beberapa orang akan bekerja lebih mandiri daripada yang lain, sementara beberapa akan bersandar pada Anda lebih banyak untuk bantuan, jadi pastikan semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka sejak awal. Aplikasi seperti Jira⁵ dan GitHub⁶ akan akrab bagi pengembang perangkat lunak, tetapi juga bisa sangat berguna untuk manajemen tugas umum.  Mereka dapat membantu Anda mengelola alur kerja, kontrol versi, dan manajemen proyek, dan membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama saat bekerja di kejauhan.

Organisasi dan komunikasi

Bagaimana Anda tetap berhubungan dengan tim Anda sangat penting ketika bekerja jauh dari kantor, dan sangat penting bagi Anda untuk menghindari kelebihan beban dengan email. Meskipun penting bahwa setiap orang tetap dalam lingkaran, ada - untungnya - banyak cara untuk melakukannya yang tidak akan masuk ke kotak masuk Anda.

Dengan menjaga email benar-benar bisnis, Anda dapat memastikan fokus Anda tidak akan diambil saat Anda menangani daftar tugas Anda. Anda dapat menyimpan obrolan kantor tentang 'pendingin air' ke WhatsApp⁷, Slack⁸, atau teks - sementara panggilan tatap muka dapat dengan mudah dilakukan melalui Skype⁹, Zoom¹⁰ atau Google Hangouts¹¹. Hanya karena Anda tidak berada di ruangan yang sama tidak berarti Anda harus bertindak berbeda dengan kolega Anda, dan jika Anda semua tersebar di semua tempat, itu dapat membantu Anda tetap bersama untuk mempertahankan semua interaksi Anda yang biasa secara virtual.

Jika ragu, komunikasikan secara berlebihan. Jika Anda berpikir seseorang mungkin ingin mengetahui sesuatu, beri tahu mereka. Dan pada akhirnya, beri tahu orang-orang bahwa Anda akan keluar. Ini tidak hanya akan membuat orang tahu Anda tidak tersedia, tetapi dapat berfungsi sebagai pengingat bahwa mereka juga dapat menyelesaikannya.

"Taktik kami yang paling efektif sejauh ini adalah pertemuan 30 menit di awal setiap hari, di mana setiap anggota tim menjawab dua pertanyaan: 'Apa yang saya capai kemarin?' dan 'Apa yang saya kerjakan hari ini?'  Ini adalah pertanyaan sederhana, tetapi melaluinya sebagai kelompok setiap hari telah memungkinkan tim untuk tetap fokus pada gambaran besar – dan bagian masing-masing individu di dalamnya – sambil tetap terhubung. "  Alan Ricks, Lumera Diamonds

Penting untuk diingat, bagaimanapun, bahwa panggilan konferensi membutuhkan agenda yang jelas - dan seseorang untuk memimpinnya. Pastikan bahwa hanya orang-orang yang perlu menelepon yang diundang, dan pertanyaan dapat dijawab dengan cara yang ringkas dan jelas. Coba dan pertahankan panggilan grup singkat, dan tindak lanjuti dengan individu atau tim setelahnya untuk mengonfirmasi bahwa mereka tahu apa yang mereka lakukan. Pelajari selengkapnya tentang cara menjalankan pertemuan bisnis yang efektif dan memanfaatkan lebih banyak waktu Anda.