HR 101: Útmutató startupoknak

A KÖVETKEZŐ TÍZ PERC HÓNAPOKAT TAKARÍTHAT MEG AZ ELKÖVETKEZŐ ÉVEKBEN. MERT HA MOST NEM KAPOD MEG A HR ALAPELVEIDET, AMIKOR A HR OSZTÁLY VAGYon, AKKOR KOMOLY STRUKTURÁLIS PROBLÉMÁKKAL KELL FOGLALKOZNOD, AMIKOR  A VÁLLALKOZÁSOD VALAMI NAGYOBBÁ ALAKUL .

Milyen az üzlet? Ha tényleg beindul, az nagyszerű. A vállalkozásod lesz a jövőd, ezért a dolgokat a megfelelő módon akarod majd csinálni. De ha még csak most kezded, akkor valószínűleg csak az emberi erőforrásokat csinálod a magad módján. Szóval hogyan kezdj el helyesen csinálni dolgokat?

Először is, mi a HR tisztviselő szerepe?

Egy HR képzést kínáló brit szervezet szerint a HR tisztviselők a következőkért felelősek:

• Alkalmazási feltételek
• Egyenlőség és sokszínűség
• Tárgyalások külső, munkával kapcsolatos ügynökségekkel
• Fizetés
• Toborzás
• Munkavégzési gyakorlatok

Hamarosan részletesebben is kitérünk arra, hogy miből állnak ezek a feladatok, de mielőtt folytatnánk, egy fontos dolgot tudnod kell: nem feltétlenül kell HR vezetőt felvenned. Kisvállalkozásként vagy induló vállalkozásként a HR tanácsadáshoz való kiszervezés kielégíti a legtöbb felvételi és menedzsment igényét. 

Bennfentes útmutató a kiszervezéshez

"A kiszervezés nagyszerű a tapasztalt HR tanácsadók pénzügyileg kezelhető módon történő eléréséhez, amikor szüksége van rá" - mondja Paula Meir, globális HR tanácsadó, executive coach és szerző.

De hogyan választod ki, hogy melyik kiszervezett HR partner a legjobb számodra? Regine Buettner, a DHL Express HR Global & Europe ügyvezető alelnöke szerint két pont különösen kiemelkedik: "Ügyeljen arra, hogy olyan partnert válasszon, aki ugyanazokkal az értékekkel rendelkezik, mint az Ön vállalata, azonosul a vállalati kultúrával, és megérti az Ön sajátos üzleti kihívásait. Nagyon fontos, hogy olyan igazi edzőpartnert találjunk, aki nem fél visszajelzést adni és megkérdőjelezni az ötleteinket."     

A kisebb vállalkozásokkal ellentétben a nagyobb vállalkozásoknak nap mint nap hozzá kell férniük a HR személyzetéhez. Ők foglalkoznak a toborzással, a karrierfejlesztéssel és a személyzet panaszaival, valamint adminisztratív feladatokkal. Ehelyett rövid időn belül, de egy teljes munkaidős, állandó HR csapat meg nem térülő költségei nélkül kell biztos tanács – és ekkor érdemes külső HR tanácsadót megbízni.

"Kisvállalkozásként hónapokig mehet anélkül, hogy tanácsra lenne szüksége" - mondja Meir. "És mint minden vállalkozás, végül problémákba fog ütközni, a gyorstól és egyszerűtől a kifejezetten bonyolultig."  De nem tévesztheti szem elől a HR erőfeszítéseinek hosszú távú hatását sem. "Fontos felismerni, hogy bármilyen döntést is hoz munkatársai érdekében – mondja Regine Buettner, a DHL Express munkatársa –, az hosszú távon hatással lesz rájuk, vállalati kultúrájára és üzleti eredményeire. Az előre gondolkodás sok energiát, időt és pénzt takarít meg. Szóval fontos, hogy elsőre jól csináljuk."

Itt jönnek képbe a kiszervezett HR tanácsadók. Tanácsot keresel a GDPR-ral és a munkavállalói adatokkal kapcsolatban? Vagy hosszú távú HR tervet készítesz? Talán egy elégedetlen korábbi alkalmazott bírósághoz fordul? Egy HR tanácsadó segíthet. "A kisvállalkozásokban vagy induló vállalkozásokban a HR-munka nagy része adminisztratív, így a kiszervezés lehetővé teszi a tapasztaltabb tanácsadókhoz való hozzáférést" - mondja Meir. 

Korán állítsd be vállalati kultúrádat

A pozitív szervezeti kultúra megteremtése kulcsfontosságú szempont az emberi erőforrások szerepében. Kezdd rossz alapokra a vállalat munkamódszereit, és lehet, hogy olyan problémát ültet el, amely valami komoly dologgá nő. "A vállalati kultúrának kiemelt prioritásnak kell lennie" – mondja Buettner. Valójában a vállalati kultúra irányíthatja a sikert a szervezet minden részében. "Egy nagyszerű kultúra kiépítése, amely a motivált embereket helyezi előtérbe, jobb eredményekhez és jobb ügyfélszolgálathoz vezet.  Ami kulcsfontosságú a hűséges ügyfelek létrehozásához és a vállalkozás nyereségessé tételéhez. Szilárdan hiszem, hogy ezt nem lehet halogatni."  Tehát hogyan lehet elkezdeni a pozitív vállalati kultúra megteremtését? Paula Meir szerint: "A vállalati kultúrát felülről (vezérigazgató vagy igazgató) az értékek, a viselkedés és a vezetési stílus vezérli. A HR részleg azért van, hogy elősegítse az üzleti kultúrát."

Regine Buettner határozottan egyetért: "Míg a kultúrát felülről irányítják, a HR csapat őrzi ezt a kultúrát, és olyan munkakörnyezetet teremt, ahol ápolják és fenntartják."  Például, ha elhanyagolod a rendszeres fizetési felülvizsgálatokat, később elveszíthetsz valakit, aki fontos. Hagyd figyelmen kívül az egyenlőséget és a sokszínűséget a személyzet felvételének megközelítésében, és szervezeted csúnya hírnévvel rendelkező márkává nőhet. Ha nem hatékonyan toborzol, veszélyeztetheted vállalkozásod teljes jövőjét. A növekvő vállalkozásnak saját maga kell elvégeznie a dolgokat, de ahogy a könyvelést legálisan kell elvégezni, az emberi erőforrásokat is helyesen kell kezelni, különösen az üzlet növekedésével: "Amikor egy vállalkozást méretezünk, nem kétséges, hogy a folyamatok és a struktúra megváltozhat a növekedés alátámasztása érdekében, " teszi hozzá Meir. "Ez azonban nem jelenti – és nem is szabad, hogy – azt jelentse, hogy el kellene felejteni azokat az eredeti elveket, amelyek sikeressé tették."

Teszteld a legjobbat

A személyiségtesztek nagyszerű módja lehet a toborzási folyamatnak. Regine Buettner megjegyzései; "Ezek a tesztek fontos érintkezési pontot jelenthetnek a jelölt és a vállalat között. Tehát ez egy lehetőség arra, hogy nagyszerű élményt nyújtson. Arra is gondolhat, hogy korlátozza a személyiségtesztek használatát bizonyos funkciók felvételére.  Tegye fel magának a megfelelő kérdéseket, mielőtt döntést hozna a teszt végrehajtásáról: mindenekelőtt mit szeretne elérni vele? Ne feledje, hogy fontos, hogy elsőre jól csinálja, mind az Ön, mind a jelölt számára."

Valószínű, hogy vállalkozásod átlépi a határokat?  

A HR-stratégia kidolgozása előtt komolyan meg kell fontolnod ezt a kérdést. Ha a válasz "igen", és nemzetközi hullámokat tervezel kelteni, HR elveinek globális követelményeket kell magukban foglalniuk. Például munkatársai három kategóriába sorolhatók:

Szülőország állampolgárai (PCN): Olyan alkalmazottak, akik olyan országban dolgoznak, ahonnan nem származnak, más néven külföldiek. Ha ezek a munkavállalók hosszú ideig (esetleg 4-5 évig vagy tovább) dolgoznak a szülőországban, fennáll annak a kockázata, hogy a fogadó országban "de facto" munkavállalónak nevezik őket, és ezt követően a fogadó ország munkajoga alkalmazandó.

A fogadó ország állampolgárai (HCN): Ezek a szervezet alkalmazottai annak az országnak az állampolgárai, amelyben a külföldi leányvállalat található.

Harmadik országbeli állampolgárok: Ezek olyan ország állampolgárai, amely nem a szervezet székhelye vagy a leányvállalatot fogadó ország.

Számos más kérdést is figyelembe kell venni, amikor eldöntöd, hogy vállalkozásod valószínűleg mennyire nemzetközi, például:

• Adózás
• A bérkifizetések koordinálása több pénznemben
• Költöztetési szolgáltatások
• Annak biztosítása, hogy munkatársak megfelelően tájékozódjanak, amikor megérkeznek, és hozzáférjenek a fordítási szolgáltatásokhoz
• A családok letelepedésének segítése lakhatással, iskoláztatással és a kettős karrier koordinálásával

"Amikor különböző kultúrákkal, különböző időzónákkal és munkamódszerekkel dolgozunk – mondja Paula Meir –, szem előtt kell tartanunk, hogy ami a saját országunkban működik, az egy másikban nem biztos, hogy működik. Más szóval, légy rugalmas és maradj kíváncsi!"  A világ 220 országába történő szállítás azt jelenti, hogy a DHL Express tud egy-két dolgot a különböző kultúrákban és időzónákban végzett munkáról. Regine Buettner hozzáteszi: "A különböző kultúrák megértése és a 'globális gondolkodás és helyi cselekvés' kulcsfontosságú a nemzetközi HR szakemberek sikeréhez. A munkahelyek ugyanolyan sokszínűek, mint az emberek.  Az egyik országban választott munkáltatónak lenni egy másikban egészen mást jelenthet. Soha nem hagyod abba a tanulást, és mindig azt javaslom, hogy látogass el egy országba, menj ki a terepre az emberekkel, és tapasztald meg magad."

Egy nap egy HR munkatárs életében

• Olvass el potenciálisan több száz önéletrajzot
• Interjúk ütemezése
• Interjúk lefolytatása személyesen és telefonon
• Teszteld a jelöltek készségeit, gyakran két vagy három különböző nyelven
• Előadások tartása
• Beszéld meg a felvételi döntést az érdekelt felekkel
• Végezz ajánlat előtti átvilágítást referenciák és egyéb nyilvántartások ellenőrzésével
• Ajánlj munkát a sikeres pályázónak 
• Mondd el a sikertelen pályázóknak, hogy nem választották ki őket az állásra 
• Ütemezd be az újonnan felvett alkalmazottakat az ajánlat utáni szűrésre, például drogtesztekre és bűnügyi előzmények ellenőrzésére
• Válaszolj véletlenszerű jelentkezői kérdésekre
• Segíts a vezetőknek figyelemmel kísérni és dokumentálni az alkalmazottak teljesítményét
• Magyarázd el a HR-politikát a vezetésnek
• Felmondás egy alkalmazottnak
• Népszerűsítsd a céget rendezvényeken
• Segíts egy alkalmazottnak, akit kilakoltatnak, vagy egészségügyi problémával foglalkozik, vagy válás előtt áll
• Ütemezd be az interjúkat a hét hátralévő részére
• A személyzeti ösztönzők és juttatások frissítése és végrehajtása

HR: Aligha releváns vagy nagyon szükséges?

Nem számít, mennyire barátságos és alkalmazott-központú a HR osztályod, nem kétséges, hogy hol rejlik egy jó HR személy lojalitása. Tehát, ahogy a vállalat növekszik, a HR vezetője lesz az egyik legfontosabb vezető a tanácsteremben.  És mivel a vállalati kultúra az egyik legmegfoghatatlanabb cél minden vezetői csapat számára, bölcs dolog lenne szélesebb körű felelősséget adni a HR vezetőjének. Végül is sokan mondják, hogy a HR-esek nagyszerű vezérigazgatók, de nem túl sokan értenek egyet azzal, hogy a vezérigazgatók sokkal jók a HR-ben.