Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas à votre bureau que vous ne pouvez pas être tout aussi productif. En fait, de nombreuses personnes constatent que leur efficacité augmente lorsqu’elles sont en dehors du bureau, mais comment pouvez-vous et votre équipe exploiter la puissance du travail à distance et donner un coup de pouce à votre entreprise ?
Attribution et réalisation de tâches
« Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée. » - Mark Twain (en)
C’est un conseil étrange, mais lorsqu’il est appliqué à la gestion du temps, il a du sens. Essentiellement, cela signifie que vous devez rédiger votre liste de tâches chaque matin (ou la veille) et vous attaquer d’abord à la tâche la plus difficile. Cela signifie que votre journée deviendra progressivement plus facile (ce qui ne peut être qu’une bonne chose). C’est quelque chose que nous avons couvert plus en détail dans cet article, alors assurez-vous d’y jeter un coup d’œil.
« À la maison, il peut être particulièrement difficile de se mettre au travail le matin. J’ai adopté l’approche de consacrer ma première heure de la journée à travailler sur la chose la plus importante que j’ai dans mon assiette, ce qui me motive tôt dans la journée et ajoute une certaine urgence à tout cela. - Greg Hayes, Branch Furniture
Si vous n’êtes pas du genre à aimer les amphibiens dès le matin, vous pouvez toujours décider quelles tâches doivent être effectuées et combien de temps cela peut prendre pour les accomplir. C’est là que la technique de gestion du tempsPomodoro 1 peut s’avérer utile. La technique Pomodoro est un moyen de concentrer vos tâches sur des créneaux horaires de 25 minutes, et de ne rien laisser d’autre vous distraire pendant cette période. Vous faites ensuite une pause de cinq minutes avant de passer à la tâche suivante. Cela vous fait réfléchir à ce qui doit être fait et à ce qui est réalisable, afin que vous puissiez planifier votre journée correctement.
« Je trouve que les flux de travail ciblés basés sur les tâches sont une approche essentielle pour mon travail à distance... L’allocation d’une fenêtre de temps spécifique pour répondre aux e-mails améliore considérablement mon flux de travail. C’est particulièrement vrai pour moi en période de changements de marché qui entraînent une augmentation du volume d’e-mails, souvent en dehors des périodes commerciales. Zack West, Novomotus
Apprivoiser le monstre de l’e-mail peut parfois sembler être une tâche gigantesque, le regroupement de ces tâches en périodes désignées peut vous aider à rationaliser votre journée et à devenir plus productif. Et si les gens savent que vous n’êtes pas constamment disponible, ils pourraient trouver une solution à leur problème sans vous, ce qui leur permet de gagner encore plus de temps.
Priorité
Tout le monde travaille de différentes manières. Alors que certains peuvent être plus productifs après leur café du matin, d’autres peuvent ne pas atteindre leur rythme de croisière avant le milieu de l’après-midi ou plus tard. Dans cet esprit, avoir une image claire de ce qui est en cours, ou sur le point de commencer, peut être incroyablement utile – et la méthode Kanban2 pourrait devenir votre nouveau meilleur ami (professionnel), même si ce n’est que pour gérer votre charge de travail personnelle.
Les Kanbans les plus simples ont le moins de variables possible. Pour commencer, vous pouvez diviser vos tâches en trois colonnes : « Non commencé », « En cours » et « Terminé ». Les outils de gestion d’équipe et de temps comme Trello3 ou Monday4 sont de bons endroits pour commencer à utiliser un Kanban. Ils vous permettront de hiérarchiser, de planifier et de livrer ce qui doit être fait, et peuvent être utiles non seulement pour les individus, mais aussi pour les équipes. Ce qui nous amène à...
Travail individuel et management d’équipes à distance
En dehors du tableau Kanban, vous devriez commencer votre journée par une réunion de planification. Une idée claire de vos actions et de vos objectifs vous aidera à vous concentrer sur ce qui est important et à planifier votre temps le plus efficacement possible. À partir de là, vous pouvez déterminer avec qui vous devez avoir un rattrapage plus approfondi et planifier en conséquence.
« Comme nous devons tous travailler à domicile, j’ai dû modifier notre communication. À l’heure actuelle, nous avons une conférence téléphonique prévue tous les matins à 8 h. Il s’agit de s’assurer que tout le monde est en mesure d’atteindre ses objectifs, d’obtenir des commentaires et de collaborer avec les autres membres de l’équipe sur leurs difficultés et leurs opportunités. » Jeff Neal, Le dépôt de bestioles
Certaines personnes travailleront de manière plus indépendante que d’autres, tandis que d’autres s’appuieront davantage sur vous pour obtenir de l’aide, alors assurez-vous que tout le monde sait ce que l’on attend d’eux dès le départ. Des applications comme Jira5 et GitHub6 sont familières aux développeurs de logiciels, mais elles peuvent également être très utiles pour la gestion générale des tâches. Elles peuvent vous aider à gérer le flux de travail, le contrôle de version et la gestion de projet, et à garder tout le monde sur la même longueur d’onde tout en travaillant à distance.
Organisation et communication
La façon dont vous restez en contact avec votre équipe est très importante lorsque vous travaillez loin du bureau, et il est crucial d’éviter d’être submergé d’e-mails. Bien qu’il soit important que tout le monde soit tenu au courant, il existe - heureusement - de nombreuses façons de le faire qui n’arriveront pas dans votre boîte de réception.
En gardant les e-mails strictement professionnels, vous pouvez vous assurer que votre attention ne sera pas détournée pendant que vous vous attaquez à votre liste de tâches. Vous pouvez conserver le chat de bureau « machine à café » sur WhatsApp7, Slack8 ou SMS, tandis que les appels en face à face peuvent facilement être passés via Skype9, Zoom10 ou Google Hangouts11. Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas dans la même pièce que vous devez agir différemment avec vos collègues, et si vous êtes tous dispersés un peu partout, cela peut vous aider à rester ensemble pour maintenir toutes vos interactions habituelles virtuellement.
En cas de doute, surcommuniquez. Si vous pensez que quelqu’un pourrait vouloir savoir quelque chose, faites-le lui savoir. Et à la fin de la journée, faites savoir aux gens que vous vous déconnectez. Cela permettra non seulement aux gens de savoir que vous n’êtes pas disponible, mais aussi de leur rappeler qu’ils peuvent également terminer.
« Jusqu’à présent, notre tactique la plus efficace a été une réunion de 30 minutes au début de chaque journée, au cours de laquelle chaque membre de l’équipe répond à deux questions : « Qu’est-ce que j’ai accompli hier ? » et « Sur quoi est-ce que je travaille aujourd’hui ? » Ce sont des questions simples, mais le fait de les examiner en groupe chaque jour a permis à l’équipe de rester concentrée sur la situation dans son ensemble – et sur le rôle de chaque individu – tout en restant connectée. Alan Ricks, Lumera Diamonds
Il est important de se rappeler, cependant, que les conférences téléphoniques ont besoin d’un ordre du jour clair – et de quelqu’un pour le diriger. Assurez-vous que seules les personnes qui doivent participer à l’appel sont invitées et que les questions peuvent être répondues de manière succincte et claire. Essayez de faire en sorte que les appels de groupe soient courts, et faites un suivi auprès des personnes ou des équipes par la suite pour confirmer qu’elles savent ce qu’elles font. Apprenez-en davantage sur la façon d’organiser une réunion d’affaires efficace et d’optimiser votre temps .
