Sistemas de pago 101

Tu startup está a punto de convertirse en un negocio real. Sin tu efectivo fluyendo de manera eficiente, no será un negocio por mucho tiempo. Tienes personal que necesitará pagar a fin de mes. ¿Cómo vas a asegurarte de que se les pague a tiempo? Incluso si ha contratado a un contador, deberás elegir el software adecuado para asegurarte de que todo funcione sin problemas.

Las pequeñas empresas solían ser picadas por sistemas de pago costosos y complejos. Pero ahora hay muchas aplicaciones de servicios de pago de bajo costo y fáciles de usar que pueden ayudar a tu negocio a prosperar.

Durante mucho tiempo, los métodos de contabilidad manual fueron la única forma confiable para que las empresas realicen un seguimiento del flujo de efectivo, pero siempre han consumido mucho tiempo y pueden ser propensos a errores si son registrados por colegas con poco tiempo. Ingresa a las aplicaciones de contabilidad y pagos basadas en la nube y habilitadas para Internet que han revolucionado las tareas de contabilidad, especialmente para las empresas que operan con márgenes muy pequeños.

Ninguna de las aplicaciones disponibles en este momento puede replicar el conjunto completo de habilidades de un contador real, pero los sistemas de pago en línea pueden rastrear, registrar y realizar tareas financieras esenciales.

¿Por qué elegir la nube?

La nube hace que el software y los datos sean accesibles en línea en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto significa que no hay necesidad de instalar y ejecutar aplicaciones en un equipo de escritorio. En su lugar, las empresas se suscriben a un paquete de software en línea que se puede incorporar a toda la red de dispositivos de su empresa. Esto significa que los sistemas de contabilidad y pagos se pueden adaptar a empresas de todos los tamaños y son muy fáciles de escalar hacia arriba o hacia abajo.

Identifica tus necesidades de software de contabilidad

Para mantenerse solventes, todas las empresas, independientemente de su tamaño, operarán diversas formas de seguimiento del tiempo y monitoreo de horas facturables, creando y enviando facturas de bienes o servicios y registrando todos los gastos.

Dependiendo de los requisitos particulares de su empresa, puede elegir su proveedor de sistema de pagos en función de los componentes individuales. Algunas funciones básicas que todas las empresas deben considerar incluyen:

• Cuentas por pagar: todas las facturas y el dinero adeudado

• Cuentas por cobrar: todo el dinero recibido

• Facturación – facturas a clientes y clientes

• Gastos: gastos relacionados con el negocio de los empleados

• Nómina – salarios e impuestos relacionados

• Inventario – bienes y stock

• Hojas de tiempo: registros de tiempo trabajado de empleados y contratistas

Pero recuerda, si tu empresa hace negocios en todo el mundo, necesitarás una solución que incluya varias monedas y pueda admitir transacciones financieras internacionales. En estos días, los clientes a menudo esperan pagar por bienes y servicios directamente de las empresas que los ofrecen. Por lo tanto, es esencial proporcionar métodos de pago que sean seguros y fáciles de usar, tanto para sus clientes como para proveedores.

Soluciones de pago para su negocio

Considera las siguientes opciones de sistemas de pago para ayudar a que tu negocio prospere:

Magento

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Compra instantánea, segmentación de clientes,  visual merchandising
• Basado en la nube: Sí
• Integraciones: Plataformas web de comercio electrónico

El potenciador de sitios web de comercio electrónico permite a las empresas de comercio electrónico crear experiencias de compra personalizadas para segmentos de clientes. Utilice herramientas de comercialización visual para crear páginas de categorías dinámicas y crear, obtener una vista previa y programar una amplia gama de actualizaciones de contenido sin involucrar a departamentos de TI externos. Lo mejor de todo es que se integra perfectamente con el software de DHL, lo que hace que las entregas globales sean lo más simples posible.

Coincidir

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Gastos, ingresos
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: Ninguna

Además de la facturación y la gestión de gastos, este servicio de pago también puede ayudarte a cumplir con las regulaciones contables al optimizar los procesos de gastos. Toma fotografías de los recibos con la aplicación Concur y envíalos para hacer declaraciones de gastos, lo que los hace simples y rápidos para que los administres y apruebes. Puedes agregar tantas tarjetas bancarias comerciales como desees, y también hay planificación integrada de recursos empresariales (ERP) para brindarte una visión completa de tu presupuesto y pronósticos.. 

Deductor

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Gastos, recibos, informes
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: Ninguna

Este software realiza un seguimiento automático de sus ingresos y gastos y está disponible tanto en versión web como móvil. Conecta tu cuenta bancaria o tarjeta de crédito a la aplicación, y supervisará los gastos para que tus empleados sean reembolsados con prontitud. También incluye una calculadora para ahorros de impuestos en tiempo real, y también puedes obtener informes fiscales personalizados que detallan todas tus finanzas para dárselas a tu contador.

Expensify

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Gastos, recibos, informes
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: Sage, Oracle, QuickBooks

A través de la aplicación, puede escanear sus recibos y registrar sus gastos, luego generar informes y enviarlos a los gerentes para su aprobación. Y debido a que Expensify analiza las políticas de su empresa, sabe exactamente qué enviar. El software también cuenta con un sistema de reembolso automático, que entregará dinero rápidamente a las cuentas bancarias de los empleados, según tus informes contables. 

PayPal

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Pagos de clientes de comercio electrónico, facturación
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: Plataformas web

Disponible en 202 países y territorios, y 25 monedas, PayPal Business permite pagos con tarjeta a través de PayPal en sitios web de comercio electrónico, por lo que los clientes no necesitan ingresar los detalles de su tarjeta de débito / crédito y otra información cada vez que compran. También cuenta con protección contra fraudes incorporada. Las empresas también pueden elegir varias formas de aceptar pagos PayPal, incluso a través del móvil, eBay y por teléfono.

QuickBooks

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Gastos, facturas, gestión de cuentas bancarias
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: No

Cuenta con paneles en tiempo real para que pueda mantenerse al día con las transacciones financieras a medida que ocurren, capturando todos los recibos en sus dispositivos móviles. También puede realizar un seguimiento de las facturas para asegurarse de que sus empleados reciban el pago a tiempo y perseguirlos cuando el pago de un cliente esté vencido. La aplicación también proporciona seguimiento del IVA que cumple con los estándares HMRC en el Reino Unido.

Rydoo

• Plataformas: Web y móvil
• Recursos cubiertos: Gastos, escaneo de recibos
• ¿Basado en la nube? Sí
• Integraciones: Sage, SAP, QuickBooks

Puedes cargar recibos con la aplicación o por correo electrónico. Una vez que hayas hecho eso, extraerá los datos más importantes y organizará todo en función de proyectos y categorías: los informes se pueden generar en forma de archivos XML, PDF, CSV y XLS. También existe la opción de registrar adelantos en efectivo y kilometrajes, y puede configurar grupos como 'oficinas' y 'sucursales', para ayudarlo a organizar todos los datos.

El futuro de los sistemas de pago

En última instancia, las herramientas de contabilidad móvil y en la nube brindarán a los propietarios de negocios una mejor comprensión de sus costos y gastos, lo que le permitirá tomar decisiones de compra e inversión más informadas. Los últimos informes indican que la contabilidad móvil solo se volverá más popular en los próximos años, y las empresas esperan disfrutar de una mejor experiencia de usuario y un aumento en la profundidad de la funcionalidad.