ในกรณีที่ต้องการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ใบตราส่งสินค้า (Waybill) เป็นสิ่งสําคัญที่จะทําให้มั่นใจว่าสินค้าจะไปถึงปลายทางอย่างปลอดภัยและตรงเวลา ใบตราส่งสินค้าเปรียบเสมือน "หนังสือเดินทาง (Passport)" ของการจัดส่งสินค้าของคุณ ที่บอกข้อมูลต่างๆ ที่เจ้าหน้าที่ศุลกากรจําเป็นต้องรู้ เพื่อให้การจัดส่งเป็นไปได้โดยไม่เกิดความล่าช้า
บทความนี้จะอธิบายความสําคัญของใบตราส่งสินค้า พร้อมคําแนะนําขั้นตอนการกรอกใบตราส่งสินค้าอย่างถูกต้อง
ใบตราส่งสินค้าคืออะไร
ใบตราส่งสินค้า (Waybill) คือเอกสารที่แนบกับการจัดส่งสินค้า และประกอบด้วยข้อมูลสําคัญเพื่อให้เครื่องจักร ผู้ขนส่ง และเจ้าหน้าที่ศุลกากร สามารถดำเนินการ และติดตามสินค้าได้
ใบตราส่งสินค้าจะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อ ที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ รายละเอียดของพัสดุ และผู้รับผิดชอบในการชําระอากรและภาษี
เช่นเดียวกับการจัดส่งสินค้าทุกครั้งที่ไม่ซ้ํากัน ใบตราส่งสินค้าก็เช่นกัน หากไม่มีใบตราส่งสินค้า การส่งสินค้าอาจเสี่ยงต่อความล่าช้า สูญหายหรือถูกกักไว้ที่ศุลกากร
ใบตราส่งสินค้าใช้ทําอะไร
ใบตราส่งสินค้า (Waybill) เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ให้บริการขนส่ง ซึ่งมีรายละเอียดและคําแนะนําเกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า ได้แก่สิ่งที่จัดส่ง และวิธีการจัดส่งไปถึงปลายทาง สําหรับการจัดส่งระหว่างประเทศ ใบตราส่งสินค้าเป็นสิ่งจําเป็นในการผ่านพิธีการศุลกากร ในบางกรณีใบตราส่งสินค้ายังเป็นหลักฐานการชําระเงิน และเป็นข้อกําหนดสําหรับการประกันภัยอีกด้วย
ใบตราส่งสินค้า มักจะติดไว้ที่ด้านนอกของบรรจุภัณฑ์ เพื่อให้ผู้ที่จัดการกับพัสดุสามารถเข้าถึงรายละเอียดที่สําคัญได้อย่างง่ายดาย ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ปัจจุบันมีใบตราส่งสินค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถเพิ่มความโปร่งใส และประสิทธิภาพ ตลอดจนเพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกค้า นอกจากนี้ยังเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น
องค์ประกอบของใบตราส่งสินค้าคืออะไร
องค์ประกอบหลักของใบตราส่งสินค้า คือรายละเอียดของผู้ส่ง (Consignor) และผู้รับ (Consignee) และจุดต้นทางและปลายทาง ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ขนส่งทราบว่าสินค้าจะไปที่ไหน และเจ้าหน้าที่ศุลกากรเข้าใจประเภทของสินค้าที่จัดส่งอย่างถูกต้อง
อะไรทําให้ใบตราส่งสินค้ามีความสําคัญ
ใบตราส่งสินค้า (Waybill) เป็นเอกสารที่มีความสำคัญ เนื่องจากเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างผู้ส่งสินค้าและผู้ขนส่ง ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสําหรับเรื่องของความรับผิดการประกันภัย และการชําระเงิน
Waybills จะมีหมายเลขติดตามสินค้า (Tracking ID) ซึ่งหมายความว่าสามารถติดตามการจัดส่งได้แบบเรียลไทม์ จึงลดความเสี่ยงที่จะสูญหาย ในโลกปัจจุบันการติดตามสินค้าได้กลายเป็นสิ่งที่จําเป็นสําหรับธุรกิจใดๆ ที่จัดส่งไปต่างประเทศ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอีคอมเมิร์ซ ที่ต้องการให้การจัดส่งสินค้าของพวกเขาไปถึงลูกค้าอย่างรวดเร็ว และตรงเวลา - การจัดส่งที่ล่าช้าหรือสูญหายอาจส่งผลกระทบถึงชื่อเสียงแบรนด์ของพวกเขา
การกรอกใบตราส่งสินค้า
คู่มือใบตราส่งสินค้า
สิ่งสําคัญคือคุณต้องกรอกใบตราส่งสินค้าอย่างระมัดระวัง (และเขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย!) เจ้าหน้าที่ศุลกากรจะตรวจสอบรายละเอียด เพื่อให้ตรงกับเนื้อหา และใบแจ้งหนี้ของสินค้าดังนั้นหากไม่สอดคล้องกันอาจทําให้การจัดส่งของคุณถูกระงับ
นี่คือข้อมูลสําคัญที่คุณจะต้องระบุในใบตราส่งสินค้า:
- ชื่อที่อยู่ของผู้ส่ง (ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหรือบุคคลธรรมดา) หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล
- ชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับ
- คําอธิบายเนื้อหาของสินค้าที่จัดส่ง ได้แก่น้ำหนัก ขนาด และมูลค่า
- ในกรณีสินค้าที่คุณส่งเป็นการขายสินค้า คุณอาจได้รับแจ้งให้ระบุหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของผู้ส่ง/ผู้รับ
- ไม่ว่าการจัดส่งนั้นจะเป็นอากรและภาษีที่ชําระแล้ว (Duties & Taxes Paid - DTP) ซึ่งหมายความว่าคุณเป็นผู้ส่งสินค้า และต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการส่งสินค้า หรืออากรและภาษีที่ค้างชําระ (Duties & Taxes Unpaid - DTU) โดยอากรและภาษีทั้งหมดที่เกิดขึ้นในประเทศปลายทางจะรับผิดชอบโดยผู้รับสินค้า
เมื่อคุณกรอกใบตราส่งสินค้าแล้ว คุณอาจต้องกรอกใบแจ้งหนี้การจัดส่ง (Shipping invoice) ซึ่งใช้เป็นเอกสารประกอบสําหรับมูลค่าที่ระบุในใบตราส่งสินค้า
DHL สามารถช่วยคุณได้อย่างไร
ด้วยบัญชีธุรกิจของ DHL Express คุณจะได้รับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศ ตั้งแต่วิธีเข้าถึงตลาดใหม่ไปจนถึงคําแนะนําในการกรอกใบตราส่งสินค้า และข้อแนะนำด้านศุลกากร ทั้งหมดนี้หมายความว่าคุณจะมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจการขายสินค้าของคุณ!
