Otthoni munkavégzés: Az idő hatékony kezelése

Csak azért, mert távol vagy az íróasztalodtól, nem jelenti azt, hogy nem lehetsz ugyanolyan produktív. Valójában sokan úgy találják, hogy hatékonyságuk nő, amikor az irodán kívül vannak – de hogyan tudod te és a csapatod kihasználni a távmunka erejét , és lendületet adni vállalkozásodnak?

Feladatok hozzárendelése és elvégzése

 "Egyél egy élő békát reggel, és semmi rosszabb nem fog történni veled a nap hátralévő részében." - Mark Twain

Furcsa tanács – de ha az időgazdálkodásra alkalmazzuk, akkor van értelme. Lényegében ez azt jelenti, hogy minden reggel (vagy előző este) meg kell írnod a teendők listáját, és először a legnehezebb feladatot kell megoldanod. Ez azt jelenti, hogy a napod fokozatosan könnyebbé válik (ami csak jó dolog lehet). Ezt ebben a cikkben részletesebben tárgyaltuk, ezért feltétlenül nézd meg.

"Otthon különösen nehéz lehet reggelente munkába állni. Azt a megközelítést alkalmaztam, hogy a nap első óráját annak szentelem, hogy a legfontosabb dolgommal foglalkozzak, ami a nap elején indít el, és még sürgetőbbé teszi az egészet." - Greg Hayes, fiókbútor

Ha reggel nem vagy a kétéltűek híve, akkor is eldöntheted, hogy milyen feladatokat kell elvégezned és mennyi időbe telhet azok elvégzése. Itt jöhet jól a Pomodoro időgazdálkodás¹ technika . A Pomodoro technika egy módja annak, hogy feladatait 25 perces idősávokba koncentráld, hogy ebben az időszakban semmi más ne vonja el a figyelmedet. Ezután tarts öt perc szünetet, mielőtt továbblépnél a következő feladatra.  Arra késztet, hogy gondolkodj azon, hogy mit kell tenned és mi érhető el, hogy megfelelően ütemezhesd a napod.                      

"Úgy gondolom, hogy a koncentrált feladatalapú munkafolyamatok alapvető megközelítést jelentenek a távoli munkámhoz... Ha egy adott időablakot szánok az e-mailek megválaszolására, az jelentősen javítja a munkafolyamatomat. Ez különösen igaz rám olyan piaci változások idején, amelyek az e-mailek mennyiségének növekedését eredményezik – gyakran nem üzleti időszakokban." Zack West,   Novomotus

Az e-mail szörnyeteg megszelídítése időnként mamutfeladatnak tűnhet. Ezeknek a feladatoknak  a kijelölt időszakokba történő kötegelése segíthet a nap egyszerűsítésében, és segíthet produktívabbá válni. És ha az emberek tudják, hogy nem vagy folyamatosan elérhető, akkor lehet, hogy nélküled is megoldást találnak a problémájukra – még több időt szabadítva fel. 

Rangsorolás

 Mindenki másképpen dolgozik. Míg egyesek a reggeli kávé után lehetnek a legproduktívabbak  , mások csak délután közepén vagy később érhetik el a lépést. Ezt szem előtt tartva, hihetetlenül hasznos lehet, ha világos képet kapsz arról, hogy mi van folyamatban, vagy mi kezdődik - és a Kanban² módszer az új (munka) legjobb barátoddá válhat, még akkor is, ha csak a személyes munkaterhelés kezelésére szolgál.

A legegyszerűbb kanbanok a lehető legkevesebb változóval rendelkeznek. Először is három oszlopra oszthatja a feladatokat – "Nincs elindítva", "Folyamatban" és "Befejezve". Az olyan csapat- és időgazdálkodási eszközök , mint a Trello³ vagy a Monday⁴ , jó helyek a Kanban használatának megkezdéséhez. Lehetővé teszik, hogy rangsorold, megtervezd és teljesítsd a tennivalókat, és nemcsak az egyének, hanem a csapatok számára is hasznosak lehetnek. Ami elvezet minket a...

Egyéni munkavégzés és távoli csapatok irányítása

A Kanban táblától távol a napot tervezési értekezlettel kell kezdenie. A cselekedeteid és céljaid világos elképzelése segít abban, hogy a fontos dolgokra összpontosíts, és a leghatékonyabban tervezd meg az idődet. Innentől kezdve kidolgozhatod, hogy kivel kell mélyebben felzárkóznod, és megfelelően ütemezheted.

"Mivel mindannyiunknak otthonról kell dolgoznunk, át kellett állítanom a kommunikációt. Jelenleg minden reggel 8-kor konferenciahívást tervezünk.   Ez biztosítja, hogy mindenki képes legyen elérni céljait, visszajelzést kapjon és együttműködjön más csapattagokkal küzdelmeikről és lehetőségeikről."  Jeff Neal, A Critter raktár

Vannak, akik önállóbban dolgoznak, mint mások, míg mások inkább rád támaszkodnak segítségért, ezért győződj meg róla, hogy mindenki tudja, mit várnak el tőlük az elején. Az olyan alkalmazások, mint a Jira⁵ és a GitHub⁶ , ismerősek lesznek a szoftverfejlesztők számára, de nagyon hasznosak lehetnek az általános feladatkezeléshez is. Segíthetnek a munkafolyamat, a verziókezelés és a projektkezelés kezelésében, és segítenek abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon, miközben távolról dolgozik. 

Szervezés és kommunikáció

Nagyon sokat számít, hogy hogyan tartod a kapcsolatot a csapatoddal, amikor az irodán kívül dolgozol és nagyon fontos, hogy elkerüld az e-mailek túlterhelését. Bár fontos, hogy mindenki naprakész legyen, szerencsére rengeteg módja van ennek, amelyek nem érik el a postaládádat.

Ha szigorúan üzleti úton tartod az e-maileket, biztosíthatod, hogy ne vegye el a figyelmed miközben a teendők listáját kezeled. A "vízhűtéses" irodai csevegést WhatsApp^7-re, Slack^8-ra vagy SMS-en is folytathatod – míg a személyes hívások egyszerűen kezdeményezhetők a Skype⁹, a Zoom¹⁰ vagy a Google Hangouts¹¹ segítségével. Csak azért, mert nem ugyanabban a szobában vagytok, nem jelenti azt, hogy másképp kell viselkednetek a kollégáitokkal, és ha mindannyian szétszórtan vagytok mindenhol, ez segíthet együtt tartani az összes szokásos interakciót virtuálisan.

Ha kétségeid vannak, kommunikáld. Ha úgy gondolod, hogy valaki tudni szeretne valamit, tudasd vele. A nap végén pedig tudasd az emberekkel, hogy végeztél. Ez nem csak tudatja az emberekkel, hogy nem vagy elérhető, hanem emlékeztetőként is szolgálhat arra, hogy befejezhetik.

"Eddigi leghatékonyabb taktikánk egy 30 perces megbeszélés volt minden nap elején, ahol minden csapattag két kérdésre válaszol: »Mit értem el tegnap?« és »Min dolgozom ma?«  Ezek egyszerű kérdések, de az, hogy minden nap csoportként átéljük őket, lehetővé tette a csapat számára, hogy a teljes képre összpontosítson – és minden egyes személy szerepére abban –, miközben kapcsolatban marad."  Alan Ricks, Lumera gyémántok

Fontos azonban megjegyezni, hogy a konferenciahívásoknak világos napirendre van szükségük - és valakire, aki vezeti. Győződj meg arról, hogy csak azokat a személyeket hívják meg, akiknek részt kell venniük a hívásban, és hogy a kérdésekre tömören és világosan lehessen válaszolni. Próbáld meg rövidre fogni a csoportos hívásokat, és utána kövesd nyomon az egyéneket vagy csapatokat, hogy megbizonyosodj arról, hogy tudják, mit csinálnak. További információ arról , hogyan vezethetsz hatékony üzleti értekezleteket, és hogyan hozhatsz ki több időt.