Persönliche Produktivität 101

Produktiver zu sein, wird oft als moderne Besessenheit angesehen, die darauf abzielt, Menschen dazu zu bringen, die neueste App herunterzuladen, damit sie Dinge schneller erledigen können. Aber es ist weit davon entfernt, eine moderne Erfindung zu sein.

Produktivitätssteigerungen waren schon immer von entscheidender Bedeutung für die Wirtschaft, da sie uns helfen, mit weniger mehr zu erreichen. Dies ist eine Einführung in die wichtigsten Techniken, die Ihnen helfen sollen, den richtigen Ansatz für Ihre spezifischen Anforderungen zu wählen.

Die Steigerung der Produktivität ist seit der industriellen Revolution ein zentrales Anliegen für Unternehmen, als die Menge an menschlicher Arbeit, die für den Erfolg benötigt wird, durch Maschinen reduziert wurde. Unser heutiges digitales Zeitalter hat seine ganz eigenen Komplikationen, die sich auf die Produktion auswirken. Manchmal ist der beste Weg, einem produktiven Trott zu entkommen, unsere Tools zu wechseln. Ganz gleich, ob es sich um eine intelligentere To-do-Liste, eine Deep-Focus-Technik oder eine effizientere Möglichkeit zur Planung von Besprechungen handelt, die Suche nach analogen und High-Tech-Lösungen kann dazu beitragen, die Zeit zu verwalten und bessere Arbeit zu leisten.

Das E-Mail-Postfach in den Griff bekommen: "Inbox Zero"

Ihre E-Mails in den Griff zu bekommen, ist eines der besten Dinge, die Sie für Ihre Produktivität tun können. Im Jahr 2007 entwickelte der Produktivitäts-Hacker Merlin Mann das Konzept von "Inbox Zero", bei dem Sie nach den Prinzipien " Löschen, Delegieren, Antworten,  Zurückstellen oder Erledigen" alle E-Mails in 20 Minuten bearbeiten können.

In den zehn Jahren seit Manns Google Tech Talk hat die Anzahl der E-Mails, die wir erhalten, massiv zugenommen, und wir brauchen jetzt mehr Anleitung, wie wir Prioritäten setzen können. Wenn neue E-Mails eintreffen, verschieben Sie sie in einen der vier entsprechenden Ordner: "Posteingang", "To-do", "Follow-up" oder "Eines Tages".

Die einzigen E-Mails, die in Ihrem "Posteingang" verbleiben, sind diejenigen, die dringend sind und schnell bearbeitet werden können. Ziehen Sie nicht dringende E-Mails und E-Mails, die eine Antwort von mehr als drei Minuten erfordern, in Ihren "To-do"-Ordner. Verschieben Sie alle E-Mails mit Aufgaben, die Sie delegiert haben oder für die Sie auf eine Antwort warten, in den Ordner "Follow-up". "Eines Tages"-E-Mails erfordern keine Antwort – es sind Dinge, die Sie irgendwann in der Zukunft lesen/überprüfen möchten. Weitere Ratschläge zur Zähmung des E-Mail-Monsters finden Sie hier.

Einfache Produktivitäts-Booster: Getting Things Done, To-Do-Listen®, Batching

"Ihr Verstand ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten", sagt David Allen, der Produktivitätsberater, der Pionierarbeit bei der Getting Things Done-Methode® geleistet hat. Dies soll uns helfen, uns auf Handlungsaufgaben zu konzentrieren, anstatt sie uns einzuprägen. Es verwendet ein System, um Aufgaben zu erfassen und zu priorisieren, und reagiert dann auf die Informationen, die dazu beitragen, unsere Schlüsselprojekte voranzubringen. 

Um zu bestimmen, wie die einzelnen Aufgaben priorisiert werden sollen, stellen To-Do-Listen im Allgemeinen zwei einfache Fragen: "Was ist der Wert, sie zu erledigen?" und umgekehrt: "Was ist das Risiko, wenn ich es nicht tue?". Welchen Punkt auf der To-Do-Liste sollten Sie zuerst angehen, den leichtesten oder den schwierigsten?

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die schwierigsten Aufgaben zuerst in Angriff zu nehmen, und bleiben Sie einen Tag voraus – legen Sie am Ende eines jeden Tages Dinge beiseite, die Sie morgen erledigen können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Stress abzubauen und sicherzustellen, dass Aufgaben nicht aus dem Blickfeld geraten. 

"Batching" ist eine wirklich einfache Technik, mit der Sie viele kleine Aufgaben in einem einzigen Zeitblock erledigen können. Indem Sie einfache, regelmäßige Aufgaben in einer konzentrierten Arbeitssitzung zusammenfassen, verwandeln Sie viele kleine Aufgaben in eine einzige Aufgabe. Sie können beispielsweise alle Ihre Social-Media-Aktivitäten für die Woche in einem zweistündigen Block zusammenfassen oder Ihre gesamte tägliche E-Mail-Korrespondenz in einem bestimmten Zeitfenster erledigen.

Effizienz fördern: "Pomodoro-Technik"

Unser digitales Leben ist voller Ablenkungen. Eine Möglichkeit, sich zu konzentrieren, ist die Pomodoro-Technik, die Sie dazu anregt, sich in 25-minütigen Portionen zu konzentrieren. Pomodoro ist ein zyklisches System, was bedeutet, dass Sie in kurzen Sprints arbeiten und nach jeweils 25 Minuten konzentrierter Arbeit eine fünfminütige Pause einlegen. Machen Sie nach dem vierten Pomodoro-Zyklus eine längere Pause von etwa 15 Minuten.

Wenn Sie den Prozess im Laufe eines Arbeitstages einige Male wiederholen, kann viel erreicht werden. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Pomodoro eine unteilbare Arbeitseinheit ist – das heißt, wenn Sie von einem Kollegen gebraucht werden, sollten Sie diesen Pomodoro beenden oder die Ablenkung verschieben, bis der Pomodoro abgeschlossen ist.

Richtig scheitern: "Fail Fast" vs. "Failing Well"

Wenn man innovativ ist, ist das Scheitern unvermeidlich. Eine populäre Denkschule beharrt darauf, dass "schnelles Scheitern" das nächstbeste Ergebnis ist, wenn man nicht erfolgreich ist. "Gut scheitern" ist ein weiterer pragmatischer Ansatz, der den Schwerpunkt auf das Scheitern durch kontinuierliches Lernen legt.

Anstatt Projekte aufzugeben, wenn sie in Schwierigkeiten geraten, besteht "Failing Well" darauf, dass wir unsere Entscheidungen treffen und dabei bleiben, da der Abschluss wichtiger ist als die Perfektion. Je weiter man mit einem Projekt voranschreitet, desto mehr lernt man. Sammeln Sie Wissen aus allem, was nicht funktioniert hat, und hören Sie nicht auf, kreativ zu wachsen, sobald Sie die erste erfolgreiche Idee umgesetzt haben – Kreativität existiert in jedem, solange er bereit ist, zu experimentieren und aus seinen Fehlern und Misserfolgen zu lernen.

Das Beste aus Meetings machen: Legen Sie eine klare Agenda fest

Meetings können schlecht für das Geschäft sein, und wenn nichts erreicht wird, kann es zu Frustration kommen. Wenn Sie eine einstündige Konferenz planen, scheint dies oft keine große Sache zu sein. Besprechungen nehmen jedoch allen Teilnehmern Zeit in Anspruch – wenn Sie sieben Teilnehmer an einer einstündigen Besprechung haben, hat das Unternehmen sieben Stunden Arbeitszeit verloren. 

Wenn Sie ein Treffen vereinbaren, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie erreichen wollen, bleiben Sie beim Thema und ermutigen Sie zur Teilnahme. Sorgen Sie für etwas Abwechslung, indem Sie sich für einen kürzeren Zeitraum, mit weniger Personen und mit einem viel größeren Fokus auf etwas konzentrieren – auf diese Weise versteht jeder die Agenda und strebt nach Produktivität.